Companies
Pike: Kunder
Følger med: Virksomhedsnavn og status.
Du sætter i Pike: Kundenummer, valuta og momsnummer. Tjek, om din eksport indeholder dem.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber, taxVatId, mainCurrency
Migrationsguide
Flyt fra Accelo til Pike
Eksportér Accelo-lister og Timesheet Overview som CSV, upload dem til Pike, og hold regnskab og CRM forbundet. Sæt fem til seks uger af fra første eksport til overgang.
Tilgængelig nu
Accelo eksporterer hver liste som CSV via et link på e-mail, og Timesheet Overview eksporterer din tid. Du mapper filerne til Pike-skabeloner og uploader dem i afhængighedsrækkefølge.
- Åbn listerne Companies, Contacts, Projects, Tasks, Tickets og Sales. Ret hvert listefilter, så inaktive og lukkede poster er med, og klik derefter på Export. Accelo sender et link til CSV-filen på e-mail.
- Som administrator kører du rapporten Timesheet Overview for den periode, du beholder, og eksporterer den som Detail for én række per aktivitet eller som Summary for totaler. Accelo sender filen på e-mail, og download-linket udløber efter 6 timer.
- Til et fuldt arkiv kører en administrator Full Data Export under Admin → Import & Exports og vælger Entire Database. Accelo sender en zip-fil med SQL-filer på e-mail, og linket udløber efter 6 timer.
- Upload kunder, kontakter, projekter, faser, medlemmer, opgaver og derefter tidsregistreringer under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med Accelo-kolonnemapping (på engelsk).
På CSV-ruten findes ingen løbende synkronisering. Efter den første eksport registrerer pilotteamet kun tid i Pike. Ved overgangen eksporterer du den Accelo-tid, der er registreret siden første eksport, og uploader de rækker.
Tilgængelig nu
Hvis Accelo i dag synkroniserer med QuickBooks Online, Xero, HubSpot eller Salesforce, så forbind samme system til Pike. Pike læser kunder og fakturahistorik fra hovedbogen og virksomheder, kontakter og deals fra CRM-systemet.
- Gå i Pike til Workspace-indstillinger → Integrationer, tilføj dit regnskabssystem, og klik på Importér data, før du uploader nogen Accelo-CSV.
- Tilføj HubSpot eller Salesforce på samme måde, hvis dit salgsteam arbejder dér, så deals i Pike matcher CRM-pipelinen.
- Match Accelo-fakturaer med fakturaer i hovedbogen på nummer. Accelo udfylder invoice_number, når en faktura når regnskabssystemet, så fakturaer med et nummer findes allerede i den hovedbog, Pike læser.
Afbryd regnskabsintegrationen i Accelo ved overgangen, så økonomiteamet kun sender nye fakturaer til hovedbogen fra Pike.
Datakort
Hvad hver Accelo-post bliver til i Pike
Kolonne ét viser Accelos skærmnavne. Accelo-API’et bruger andre navne (Jobs, Issues, Contracts, Prospects), som optræder i SQL-eksporten. Pike matcher personer på e-mailen på hver Accelo-medarbejder.
Contacts and affiliations
Pike: Kundekontakter
Følger med: Navn, e-mail, titel og telefon. Tjek, om din eksport indeholder den virksomhed, hver kontakt er tilknyttet.
Du sætter i Pike: En kontakt, der er tilknyttet to virksomheder, skal have én række per virksomhed.
Skabelonkolonner: customerNumber, name, email, title, phone
Projects (API Jobs)
Pike: Projekter
Følger med: Titel, virksomhed, status, budgettype (Fixed Value, Calculated Price eller Non-billable), budget i timer og penge.
Du sætter i Pike: Team og projektskabelon.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, status, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate, startDate, endDate, leadEmail
Milestones
Pike: Faser
Følger med: Navn på milepæl, start- og forfaldsdato, overordnet projekt.
Du sætter i Pike: Satser på milepæle. Pike sætter timeprisen på projektet.
Skabelonkolonner: projectNumber, phase, startDate, endDate
Tasks
Pike: Opgaver
Følger med: Titel, status, ansvarlig, milepæl, budgetteret og registreret tid. Tjek, om din eksport indeholder start- og forfaldsdatoer.
Du sætter i Pike: Opgavesatser. Pike sætter timeprisen på projektet.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, description, status, phase, assigneeEmail, startDate, dueDate, billableStatus
Tickets (API Issues)
Pike: Opgaver på et supportprojekt
Følger med: Titel, tickettype, status, fakturerbar tid.
Du sætter i Pike: Ét supportprojekt per virksomhed, oprettet, før du uploader tickets som opgaver.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, description, status, assigneeEmail
Retainers (API Contracts, with Periods)
Pike: Retainerprojekter
Følger med: Retainerens titel og virksomhed som en projektrække.
Du sætter i Pike: Faktureringsperiode, timer og honorar per periode under Indstillinger → Retainer. CSV-skabelonerne indeholder ingen periodefelter.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, startDate, endDate
Sales (API Prospects)
Pike: Deals
Følger med: Titel, virksomhed, status, værdi, sandsynlighed.
Du sætter i Pike: Dealstatusser, der svarer til dine Accelo-salgsfaser, oprettet før uploaden.
Skabelonkolonner: title, customerNumber, status, value, probability, closeDate
Activities (time)
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Dato, medarbejder, fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, note og status (ikke godkendt, godkendt, faktureret, låst).
Du sætter i Pike: Divider Accelo-sekunder med 3600 for `hours`. Map godkendt og låst til `approved`, og sæt `invoiced` til `yes` for status faktureret.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus, approvalStatus, invoiced
Staff
Pike: Medlemmer
Følger med: E-mail og navn.
Du sætter i Pike: Workspace-rolle, team og stilling. Sæt hver kostprofil ud fra medarbejderens kostpris.
Skabelonkolonner: email, displayName, team, position
Rates
Pike: Projektets timepris og kostprofiler
Følger med: Fakturerbar sats på projektrækken. Kostpriser indgår i medlemmernes kostprofiler.
Du sætter i Pike: Kostprofiler, indtastet i hånden ud fra kostpriserne i Accelo.
Skabelonkolonner: hourlyRate
Invoices
Pike: Fakturahistorik fra regnskabet
Følger med: Ingen CSV-import. Pike læser fakturahistorik fra dit forbundne regnskabssystem.
Du sætter i Pike: Nye fakturaer sendes fra Pike fra overgangen.
Expenses
Pike: Udlæg
Følger med: Dato for omkostningen, antal, stykpris, pris, flag for fakturerbar, indsender.
Du sætter i Pike: Udgiftskategorier.
Skabelonkolonner: date, amount, projectNumber, email, category, description, billableStatus
Accelo-satser er timesatser, hver med et beløb for Cost og et for Billable. Medarbejdere har standardsatser, og et projekt, en milepæl, en opgave, en ticket eller en retainerperiode kan have sin egen sats. Pike tager én `hourlyRate` per projekt, så brug projektsatsen, hvor den findes, og ellers medarbejderens standardsats.
Budgettyperne på Accelo-projekter mappes til Pike-feltet `billingType`: Fixed Value til `fixedFee`, Calculated Price til `timeAndMaterials`, Non-billable til `nonBillable`. Accelo-budgetter indeholder både timer og penge, som udfylder `budgetHours` og `budgetAmount`.
Accelo-API’et og SQL-eksporten gemmer tid i sekunder. Divider med 3600, før du udfylder `hours`.
Planen
Syv trin ud af Accelo
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
Eksportér fra Accelo, før nogen redigerer de poster, du vil flytte. Accelo sender et link på e-mail for hver eksport, så download alle filer samme dag.
- Ret filteret på hver liste (Companies, Contacts, Projects, Tasks, Tickets, Sales), så inaktive og lukkede poster er med, klik på Export, og download den CSV, der kommer på e-mail.
- Som administrator eksporterer du Timesheet Overview som Detail for alle medarbejdere og den periode, du beholder. Download-linket udløber efter 6 timer.
- Kør Full Data Export under Admin → Import & Exports som dit arkiv, og download zip-filen inden for 6 timer.
Færdig, når: Alle liste-CSV’er, detaljefilen fra Timesheet Overview og SQL-arkivet gemt i én mappe, med en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
På CSV-ruten importerer Pike de rækker, du uploader, så ret Accelo-navne og nøgler i filerne.
- Giv hver virksomhed et kundenummer og hvert projekt et projektnummer, og brug de samme numre på rækker for tickets, retainer-aftaler og tid.
- Omregn tid fra sekunder til timer, og map hver projektbudgettype til `fixedFee`, `timeAndMaterials` eller `nonBillable`.
- Tjek, at hver medarbejder har den e-mail, personen logger ind i Pike med. Pike matcher tidsrækker med medlemmer på e-mail.
Færdig, når: Ingen dublerede virksomheder. Hvert åbent projekt har en faktureringstype, et budget og en timepris.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Administratorer sætter Pike op først, så de kan give importerede projekter et team og oprette et supportprojekt til tickets.
- Opret teams, workspace-roller og dealstatusser, der svarer til dine Accelo-salgsfaser. Inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind dit regnskabssystem og dit CRM, og kør Importér data på hver, så økonomiteamet ser hovedbogens kunder og fakturaer i Pike.
- Sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra personens kostpris i Accelo.
Færdig, når: Administratorer og ledere er i Pike. Økonomiteamet ser samme kundeliste som hovedbogen.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Kunder, kontakter, projekter og faser, derefter medlemmer, opgaver, deals og tid. Pike melder en manglende reference med linjenummer.
- Download først hver Pike-skabelon, og upload derefter under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV. Upload rettede rækker igen: Pike matcher på kundenummer, projektnummer eller e-mail og opdaterer posten.
- Opret hver Accelo-retainer som en retainer-aftale under Indstillinger → Retainer på projektet, med faktureringsperiode, timer og honorar per periode.
- Sammenlign ét projekt med Fixed Value, ét med Calculated Price og én retainer-aftale med Accelo: budget, timepris og sidste måneds timer.
Færdig, når: Antal virksomheder, projekter, medarbejdere og sidste måneds timer stemmer med Accelo.
Uge 3 til 5
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 5 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i Accelo
Flyt ét team med et aktivt kundeprojekt og en faktura, der skal sendes. CSV har ingen synkronisering, så du uploader de andre teams Accelo-tid ved overgangen.
- Pilotteamet registrerer kun tid i Pike. Alle andre registrerer aktiviteter i Accelo.
- Økonomiteamet godkender pilotteamets tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike i stedet for fra Accelo.
- Sammenlign pilotprojektets margin med Accelo. En afvigelse betyder, at en timepris eller kostprofil skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Pilotens tid i Pike stemmer med samme uge i pilotteamets Accelo-timesedler.
Uge 5 til 6
Migrationsansvarlig
Uge 5 til 6 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk Accelo fredag aften. Alle åbner Pike mandag.
- Fredag: ledere godkender ugen i Accelo, og derefter eksporterer en administrator detaljefilen fra Timesheet Overview for datoerne siden første eksport og uploader de rækker til Pike.
- Brug Bulk Re-assign Work til at flytte åbent arbejde væk fra de medarbejdere, du deaktiverer, og deaktivér dem derefter. Accelo opkræver ikke for dem fra næste faktureringsperiode, og deres data findes fortsat i Accelo.
- Mandag: alle registrerer tid i Pike. Fastgør én besked med links til at registrere tid, finde opgaver og bede om hjælp.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Accelo viser ingen aktiviteter efter fredag.
Uge 6 til 9
Økonomi
Uge 6 til 9 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Accelo.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt og hver retainerperiode fra Pike, og send fakturaerne til regnskabet.
- Tjek Accelo for fakturerbare aktiviteter fra før overgangen, der ikke har status faktureret, og fakturér dem fra Pike.
- Kør en sidste Full Data Export, og gem zip-filen hos to ejere, før du lukker Accelo-kontoen.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. Accelos SQL-arkiv gemt hos to ejere. Accelo-kontoen lukket.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- RetainerperioderSlå retainer til på hvert projekt med faktureringsperiode, timer og honorar per periode.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Salg og salgsfaserOpret dealstatusser, og upload derefter åbne salg som deals.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Kostpriser for medarbejdereSæt en kostprofil for hvert medlem ud fra personens kostpris i Accelo.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Godkendere af timesedlerVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i Tidsadministration.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Fakturalayout og betalingsbetingelserAngiv nummerering, betingelser og layout i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra Accelo til Pike: ofte stillede spørgsmål
Hvorfor mangler lukkede projekter i vores Accelo-CSV?
Accelo-lister skjuler som standard inaktive og lukkede poster. Ret listefilteret, så de er med, og klik på Export igen.
Hvordan eksporterer vi tid for alle, ikke kun vores egen?
En administrator kører rapporten Timesheet Overview for alle medarbejdere og eksporterer den som Detail. Accelo sender filen på e-mail. Map hver medarbejders e-mail til kolonnen `email`, så Pike matcher tiden med medlemmerne.
Hvordan flyttes Accelo-retainere til Pike?
Upload hver retainer som en projektrække, og slå derefter retainer til under Indstillinger på projektet med faktureringsperiode, timer og honorar per periode fra Accelo. CSV-skabelonerne indeholder ingen periodefelter, så dette trin laves i hånden.
Hvor havner Accelo-tickets?
Opret ét supportprojekt per virksomhed, og upload hver ticket som en opgave på det. Tid, der er registreret på en ticket, hører til den opgave.
Betaler vi stadig for medarbejdere, vi deaktiverer i Accelo?
Accelo opkræver ikke for deaktiverede brugere i næste faktureringsperiode, og deres data findes fortsat i Accelo. Kør først Bulk Re-assign Work, så åbne opgaver og tickets har en ansvarlig.
Eksportlinket er udløbet. Hvad nu?
Links til Timesheet Overview og Full Data Export udløber efter 6 timer. Kør eksporten igen, og download den samme dag.
Accelo-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.