Clients
Pike: Kunder
Følger med: Kundenavn og de projekter, der faktureres til kunden.
Du sætter i Pike: Intet.
Skabelonkolonner: customerName
Migrationsguide
Flyt fra Deltek Ajera til Pike
Forbind Ajera gennem en API-bruger, kør Importér data, og hold synkroniseringen kørende, mens teams flytter ét ad gangen. Sæt fem uger af fra forbindelse til overgang, derefter én måneds afslutning i Pike.
Tilgængelig nu
Pike læser Ajera gennem Ajera-API’et, så kunder, projekter med deres faser, medarbejdere, timesedlinjer og fakturaer importeres med deres relationer intakte.
- Gå i Ajera til Setup → Utility → Setup Integrations, åbn fanen API User, og klik på New. Brug et brugernavn og en adgangskode, der er forskellige fra alle medarbejderlogin, vælg en godkendende medarbejder, og markér Can Read. Ajeras API for timesedler kræver en aktiv godkendende medarbejder.
- Kopiér API-adressen på fanen API Settings. I en selvhostet Ajera indtaster du først serverens eksterne adresse. Ajera Cloud udfylder begge felter.
- Gå i Pike til Workspace-indstillinger → Integrationer → Deltek Ajera, klik på Tilføj integration, indtast API-adressen og API-brugeren, og klik derefter på Importér data. Trinvisningen importerer kunder, projekter, faser, medarbejdere, timesedlinjer og fakturaer i den rækkefølge.
- Slå Keep syncing til. Pike importerer nye Ajera-timesedlinjer hver 3. time, mens resten af teamet afslutter måneden i Ajera.
Pike skriver aldrig til Ajera, så lad Can Write være slået fra på API-brugeren. Et projekt, der er fjernet i Ajera, vises som Fjernet i Ajera i Pike, med historikken intakt.
Tilgængelig nu
Brug CSV, når ingen Ajera-administrator kan oprette en API-bruger, eller når du kun flytter en del af historikken.
- Åbn Reports → Standard Inquiries → Employee → Timesheet Detail, sæt datointervallet, og klik på Export → Microsoft Excel (.xls). Eksporten indeholder kun de kolonner, forespørgslen viser.
- Forespørgslen viser én række per timesedlinje med kolonnerne Day 1 til Day 7. Gør hver dag til sin egen række med en `date` og `hours`, før du uploader.
- Map Project ID til `projectNumber`, Phase Description til `taskTitle` eller til `phase` for Faser, og medarbejderens e-mail fra din medarbejderliste til `email`. Tjek, om din eksport indeholder fakturerbar status.
- Upload kunder, projekter, faser, medlemmer og derefter tidsregistreringer under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med CSV-skabelonerne (på engelsk). Fakturahistorik importeres ikke med CSV.
Indbygget synkronisering er den eneste rute, der importerer Ajera-fakturaer, fasebudgetter og timepriser med deres projektrelationer.
Datakort
Hvad hver Deltek Ajera-post bliver til i Pike
Kolonne ét viser Ajeras egne betegnelser. Pike matcher personer på e-mailen på hver Ajera-medarbejder.
Projects
Pike: Projekter
Følger med: Projekt-id, beskrivelse, faktureringstype, budget og timepriser.
Du sætter i Pike: Team og projektskabelon.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate
Phases
Pike: Faser
Følger med: Fasenavn og budget under det tilhørende projekt.
Du sætter i Pike: Start- og slutdato.
Skabelonkolonner: projectNumber, phase, startDate, endDate
Employees
Pike: Medlemmer
Følger med: Navn og e-mail.
Du sætter i Pike: Workspace-rolle, team, stilling og kostprofil.
Skabelonkolonner: email, displayName
Timesheet entries
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Dato, timer, projekt, noter og flag for fakturerbar.
Du sætter i Pike: Godkendelse. Pikes Ajera-import viser noter og flaget for fakturerbar, men ingen godkendelse fra leder eller regnskab, så godkend åbne uger i Tidsadministration.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus
Client invoices
Pike: Fakturahistorik, kun læsning
Følger med: Fakturaer på hvert projekt.
Du sætter i Pike: Nye fakturaer sendes fra Pike fra overgangen.
Activities
Pike: Importeres ikke
Følger med: Aktivitet på hver timesedlinje, for eksempel Billable Time eller Meetings.
Du sætter i Pike: Labels, hvis du rapporterer på aktivitet i dag.
Ajera fakturerer Time & Expense-projekter ud fra en satstabel for fakturering. Når tabellen ingen sats har, ganger Ajera kostprisen med tabellens påslag. Pike importerer timepriserne på hvert projekt, så sammenlign ét projekt per satstabel efter importen.
Ajera har faktureringstyper med honorar (Fixed Fee, Percent Complete, Unit Price, Percent of Construction Cost) samt Nonbillable, Marketing og Overhead. Pike har fastpris, medgået tid og ikke-fakturerbar, så tjek typen på hvert Percent Complete- og Unit Price-projekt.
Fasebudgetter importeres under hvert projekt. Pikes Ajera-import viser ingen kostpriser, så sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra Ajera-lønsatsen før pilotforløbet.
Planen
Syv trin ud af Deltek Ajera
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
Med indbygget synkronisering læser Pike Ajera direkte. Eksporten i uge 1 er din arkivkopi.
- Vælg en overgangsfredag efter din sidste Ajera-fakturakørsel og lønkørsel i måneden.
- Eksportér forespørgslen Timesheet Detail og rapporten Client Invoice Register for hvert år, du beholder uden for Pike.
- List projekterne med fakturering efter Percent Complete, Unit Price eller Percent of Construction Cost. Du sætter deres type i Pike efter importen.
Færdig, når: Arkiveksporter i én mappe, en overgangsfredag i kalenderen og en Ajera-administrator udpeget til at oprette API-brugeren.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i data i Ajera
Pike importerer det, Ajera indeholder, så ret kunder, faser og medarbejder-e-mails i Ajera, før du klikker på Importér data.
- Slå dublerede kunder sammen, og markér afsluttede projekter som inaktive.
- Giv hvert Time & Expense-projekt en satstabel og hvert Percent Complete-projekt kontraktbeløb ned til dets laveste fase, som Ajera kræver.
- Tjek, at hver aktiv medarbejder har den e-mail, personen logger ind i Pike med.
Færdig, når: Ingen dublerede kunder. Hvert aktivt projekt har en faktureringstype, en satstabel og fasebudgetter.
Uge 2
Workspace-administrator, økonomi
Uge 2 · Workspace-administrator, økonomi
Byg grundopsætningen af workspacet
Ajera indeholder hovedbog og løn, så beslut, hvilket regnskabssystem der overtager, før du bygger andet.
- Opret teams og workspace-roller. Inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind det regnskabssystem, der overtager fra Ajera, og kør dets Importér data, så økonomiteamet ser hovedbogens kunder i Pike.
- Sæt en kostprofil for alle, der registrerer fakturerbar tid.
Færdig, når: Administratorer og ledere er i Pike. Økonomiteamet ser samme kundeliste som Ajera.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Kør Importér data
Ét klik importerer kunder, projekter, faser, medarbejdere, timesedlinjer og fakturaer i afhængighedsrækkefølge.
- Slå Læs til for kunder, projekter og faser og for timesedlinjer, og klik derefter på Importér data. Prøv alt under Synkroniseringsfejl igen.
- Sæt faktureringstypen på hvert projekt ud fra listen over projekter med honorar, du lavede i uge 1.
- Åbn ét Time & Expense-projekt og ét Fixed Fee-projekt, og sammenlign fasebudgetter, timepriser og sidste måneds timer med Ajera-forespørgslen Project.
Færdig, når: Antal kunder, projekter, faser, medarbejdere og sidste måneds timer stemmer med Ajera.
Uge 3 til 4
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 4 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i Ajera
Slå Keep syncing til, og flyt ét team med et aktivt kundeprojekt og en faktura, der skal sendes.
- Pilotteamet registrerer kun tid i Pike. Alle andre indsender Ajera-timesedler, og Pike importerer de linjer hver 3. time.
- Økonomiteamet godkender pilotteamets tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike i stedet for en Ajera-kladdefaktura.
- Sammenlign pilotprojektets fakturerede beløb med Ajera-rapporten Billing for samme periode. Et gap peger på en sats i satstabellen, som Pike ikke matcher.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Pilotens timer i Pike stemmer med samme uge i Ajera.
Uge 4 til 5
Migrationsansvarlig
Uge 4 til 5 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk Ajera-timesedler fredag aften. Økonomiteamet bogfører fortsat i Ajera, så ingen andre skal åbne det fra mandag.
- Fredag: alle indsender, ledere godkender ugen i Ajera, og derefter klikker en administrator på Synkronisér nu i Pike og slår Keep syncing fra.
- Kør Reports → Employee → Timesheet Status for den sidste uge for at finde dem, der ikke har registreret tid.
- Mandag: alle registrerer tid i Pike. Fastgør én besked med links til at registrere tid, finde opgaver og bede om hjælp.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Ajera viser ingen timesedler efter fredag.
Uge 5 til 8
Økonomi
Uge 5 til 8 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Ajera til projekter eller tid.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og send fakturaerne til regnskabet.
- Fakturér Time & Expense-timer fra før overgangen på en sidste Ajera-faktura, indtil Ajera-forespørgslen Project ikke viser noget igangværende arbejde.
- Spørg din Deltek-kontoansvarlige, hvor længe du beholder adgang efter kontraktens udløb. Ajeras hjælpecenter nævner ingen opbevaringsperiode.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. Ajera-eksporter gemt hos to ejere. Deltek-udtrædelsesdato aftalt.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- Percent Complete- og Unit Price-faktureringVælg den nærmeste Pike-projekttype, og sæt budgettet.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Marketing-projekterOpret tilbud som deals med værdi og forventet lukkedato.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Overhead-projekterFølg omkostninger til overhead i Pikes økonomi.Pike-dokumentation (på engelsk)
- FakturaformaterAngiv nummerering, betingelser og layout i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Ledere af timesedlerVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i Tidsadministration.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra Deltek Ajera til Pike: ofte stillede spørgsmål
Hvilken adgang skal Ajera-API-brugeren tildeles?
Læseadgang til kunder, projekter og medarbejdere samt en aktiv godkendende medarbejder, som Ajeras API for timesedler kræver. Pike skriver aldrig til Ajera, så lad Can Write være slået fra.
Hvordan kommer Ajera-faser med over?
Hver Ajera-fase importeres som en Pike-fase med sit budget under det tilhørende projekt. Tjek fasebudgetter og timer på to projekter mod Ajera-forespørgslen Project efter importen.
Vores projekter faktureres efter Percent Complete. Hvad sker der i Pike?
Pikes projekttyper er fastpris, medgået tid og ikke-fakturerbar. Sæt Percent Complete- og Unit Price-projekter til fastpris med kontraktbeløbet som budget, og fakturér fremdrift fra Pike.
Vi kører også regnskab i Ajera. Dækker Pike det?
Nej. Pike dækker projekter, tid og fakturering og importerer Ajera-fakturaer som skrivebeskyttet historik. Vælg den hovedbog, der overtager hovedbog og løn før overgangen, og forbind den til Pike.
Indeholder Ajera-API’et og Excel-eksporten den samme tid?
Eksporten Timesheet Detail indeholder kun de kolonner, forespørgslen viser, med én række per linje og syv dagskolonner. Ajera-API’et returnerer hver timeseddel med sine projektlinjer, daglige timer og noter, så indbygget synkronisering ikke kræver omformning af dagskolonner.
Deltek Ajera-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)
- Deltek Ajera: API reference
- Deltek Ajera: Timesheets API (version 2)
- Deltek Ajera: Projects API (version 2)
- Deltek Ajera: Setting up an API user
- Deltek Ajera: Configuring the API settings
- Deltek Ajera: Timesheet Detail inquiry
- Deltek Ajera: Exporting to Excel
- Deltek Ajera: About billing types
- Deltek Ajera: How Ajera calculates billing amounts
- Deltek Ajera: Client Invoice Register report
- Deltek Ajera: Project inquiry
- Deltek Ajera: Billing report
- Deltek Ajera: Timesheet Status report
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.