Clients (Resource Management)
Pike: Kunder
Følger med: Klientnavn fra klientlisten i kontoindstillingerne.
Du sætter i Pike: Kundenummer, momsnummer og valuta.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber
Migrationsguide
Flyt fra Smartsheet til Pike
Eksportér Smartsheet-projektark til Excel og rapporter fra Resource Management som CSV, upload dem til Pikes skabeloner, og sæt fem til seks uger af fra første eksport til overgang.
Tilgængelig nu
Smartsheet deler flytningen i to: projektark eksporteres til Excel, og rapporter fra Resource Management eksporterer tid, honorarer og budgetter som CSV. Eksportér begge dele den dag, du fryser ændringer.
- Åbn hvert projektark, vælg File → Export → Export to Microsoft Excel, og gem filen som CSV UTF-8. Smartsheet har ingen direkte CSV-eksport af ark.
- Opret i Resource Management en rapport under Reports → New Report med View sat til Time & fees: Hours, gruppér efter projekt og teammedlem, og kør den for hvert år, du beholder.
- Vælg Export → Export Underlying Data as CSV, mens rapporten er åben. Gentag med en beløbsvisning under Time & fees for honorarbudgetter.
- Upload kunder, projekter, faser, medlemmer, opgaver og derefter tidsregistreringer og udlæg under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med Smartsheet-kolonnemapping (på engelsk).
Arkeksporter udelader vedhæftede filer, grupperinger og sammenfatningsrækker, og kolonner med rullelister, kontaktlister og afkrydsningsfelter eksporteres som tekst. Tjek overskriftsrækken i hver fil mod kolonnemappingen.
Tilgængelig nu
Smartsheet registrerer ingen fakturaer, så din fakturahistorik findes i det regnskabssystem, du fakturerer fra. Forbind det til Pike, og forbind Salesforce, hvis jeres team kører Smartsheet Salesforce Connector.
- Forbind det regnskabssystem, jeres team fakturerer fra, under Workspace-indstillinger → Integrationer, og kør Importér data for kunder og fakturahistorik.
- Match hver klient i Resource Management med en kunde i hovedbogen, og brug hovedbogens kundenummer i din projektfil.
- Hvis Smartsheet Salesforce Connector synkroniserer opportunities ind i ark, så forbind Salesforce til Pike for konti, kontakter og deals, og slå connectorens workflow fra ved overgangen.
Pike importerer fakturahistorik fra hovedbogen. Pike har ingen CSV-skabelon til fakturaer.
Datakort
Hvad hver Smartsheet-post bliver til i Pike
Kolonne ét viser Smartsheets egne betegnelser. Penge- og tidsposter kommer fra Resource Management, og opgaverækker kommer fra projektark, så du matcher de to på projektnavn.
Projects (Resource Management)
Pike: Projekter
Følger med: Projektnavn, klient, projektkode, projekttype (bekræftet, foreløbig, intern), start- og slutdato.
Du sætter i Pike: Projektnummer ud fra projektkoden, hvor der er sat en. Indlæs foreløbige projekter som deals i Pike, eller udelad dem, til de er bekræftet.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, startDate, endDate, billingType
Budgets (time, fee)
Pike: Projektbudget
Følger med: Tidsbudget i timer eller dage og honorarbudget som beløb, sat i Project Settings.
Du sætter i Pike: Timer for ethvert tidsbudget, der er opgjort i dage.
Skabelonkolonner: budgetHours, budgetAmount
Phases
Pike: Faser
Følger med: Fasenavn, overordnet projekt, start- og slutdato.
Du sætter i Pike: Intet.
Skabelonkolonner: projectNumber, phase, startDate, endDate
Rows in project sheets
Pike: Opgaver
Følger med: De kolonner, dit ark bruger, for eksempel opgavenavn, tildelt, start- og slutdato, status.
Du sætter i Pike: Én ansvarligs e-mail per række. Kolonner med kontaktlister eksporteres som tekst.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, phase, assigneeEmail, startDate, dueDate, status
People (Resource Management)
Pike: Medlemmer
Følger med: Navn, fagområde, rolle og den e-mail, hver person blev inviteret med.
Du sætter i Pike: Team, workspace-rolle og kostprofil.
Skabelonkolonner: email, displayName, position
Time entries (Resource Management)
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Dato, timer, person, projekt, fase, kategori og noter på konti med specificeret tid, bekræftet eller foreslået, godkendt, hvor godkendelser er slået til.
Du sætter i Pike: Fakturerbar status per projekt. Udelad foreslåede (ubekræftede) registreringer fra uploaden.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, note, billableStatus, approvalStatus
Expenses (Resource Management)
Pike: Udlæg
Følger med: Udgiftskategori, beløb, projekt.
Du sætter i Pike: Udgiftskategorier i Pike, der svarer til dine i Smartsheet.
Skabelonkolonner: date, amount, projectNumber, category, description
Bill rates
Pike: Projektets timepris
Følger med: Kontoens standardmatrix, egne satser i Project Settings og satser per rolle, der er sat gennem faser.
Du sætter i Pike: Én `hourlyRate` per projekt, med opgavesatser, hvor roller faktureres forskelligt.
Skabelonkolonner: hourlyRate
Invoices
Pike: Fakturahistorik fra regnskabet
Følger med: Smartsheet registrerer ingen fakturaer. Pike importerer dem fra den hovedbog, jeres team fakturerer fra.
Du sætter i Pike: Intet. CSV-ruten importerer ikke fakturaer.
Resource Management gemmer timepriser i en standardmatrix i kontoindstillingerne, som overskrives per projekt under Project Settings → Bill Rates. En ændring af matrixen gælder kun nye projekter, så læs hvert projekts egne satser, før du udfylder `hourlyRate`.
Et honorarbudget i Resource Management er et beløb, og et tidsbudget er timer eller dage. Map honorarbudgettet til `budgetAmount` og tidsbudgettet til `budgetHours`, og omregn dage til timer. Interne projekter importeres som `nonBillable`.
Timepriser og budgetter kræver planen med Resource Management. Hvis dit team kun bruger ark, sætter økonomiteamet satser og budgetter i Pike ud fra kontrakterne.
Planen
Syv trin ud af Smartsheet
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
Eksporter af ark og rapporter er et øjebliksbillede. Skriv eksportdatoen ned: ved overgangen eksporterer du den tid, der er registreret efter den.
- Vælg en overgangsfredag efter månedens fakturaer er sendt, og tjek, at den, der eksporterer, er Owner, Admin eller Editor på hvert ark.
- Eksportér hvert projektark til Excel og rapporten Time & fees i Resource Management som CSV med underliggende data for hvert år, du beholder.
- Gem de rå filer urørte i én mappe med eksportdatoen skrevet ned.
Færdig, når: Eksporter af ark og rapporter i én mappe med dato, og en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
Ryd op i CSV-filerne. Ingen redigerer ark eller bekræfter tid i Resource Management efter eksportdagen.
- Match hvert projektark med dets projekt i Resource Management på navn, og giv begge ét projektnummer.
- Fjern foreslåede tidsregistreringer, som Resource Management opretter ud fra tildelinger, og behold kun bekræftede timer.
- Erstat kontaktnavne i kolonnerne Assigned To med e-mails. Pike matcher personer på e-mail.
Færdig, når: Hvert åbent projekt har et nummer, et kundenummer, en faktureringstype, et budget og en timepris.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Administratorer sætter Pike op før den første upload, så de kan give importerede projekter et team og en timepris fra dag ét.
- Opret teams og stillinger, der svarer til fagområderne og rollerne i Resource Management.
- Forbind dit regnskabssystem, og kør Importér data for kunder og fakturahistorik.
- Sæt en kostprofil for alle, der registrerer fakturerbar tid.
Færdig, når: Økonomiteamet ser hovedbogens kunder og fakturaer i Pike. Alle fakturerbare personer har en kostprofil.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Kunder, derefter projekter og faser, derefter medlemmer, derefter opgaver, tid og udlæg. Pike melder en række, den ikke kan matche, med linjenummer.
- Download hver Pike-skabelon, og map overskrifterne med Smartsheet-kolonnemapping (på engelsk).
- Ret afviste rækker, og upload dem igen. Pike matcher på projektnummer, kundenummer eller e-mail og opdaterer posten.
- Sammenlign tre projekter med en rapport under Time & fees: Incurred, budget og sidste måneds timer.
Færdig, når: Antal projekter, personer og sidste måneds timer stemmer med Resource Management.
Uge 3 til 4
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 4 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike i en sprint
CSV har ingen løbende synkronisering, så pilotteamet flytter helt til Pike, mens alle andre bekræfter tid i Resource Management.
- Pilotteamet registrerer kun tid i Pike fra mandag. Alle andre bekræfter tid i Resource Management til overgangen.
- Økonomiteamet godkender pilotteamets tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike.
- Sammenlign pilotprojektets honorarer i Pike med Incurred i Resource Management. En afvigelse betyder, at en timepris skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Ingen tid fra pilotteamet i Resource Management efter pilotens startdato.
Uge 4 til 5
Migrationsansvarlig
Uge 4 til 5 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk tidsregistreringen i Resource Management fredag aften, og upload den tid, der er bekræftet siden din første eksport.
- Fredag: alle bekræfter deres timer, og godkendere godkender dem. Kør rapporten Time & fees fra dagen efter din første eksport til fredag, eksportér de underliggende data, og upload rækkerne.
- Arkivér personer i Resource Management, når deres tid er i Pike. Arkivering frigør licensen og gemmer deres data.
- Slå ethvert workflow i Salesforce Connector fra, så connectoren ikke opretter nye rækker i arkene.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Resource Management viser ingen bekræftet tid efter fredag.
Uge 5 til 8
Økonomi
Uge 5 til 8 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Smartsheet.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og tjek, at hver faktura vises i dit regnskabssystem.
- Eksportér alle ark og rapporter en gang til som arkiv. Smartsheet gør elementer skrivebeskyttede ved opsigelsen og sletter dem 30 dage senere.
- Send opsigelsen mindst 30 dage før din fornyelsesdato. Enterprise-planer opsiges gennem Smartsheet Support.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. De endelige Smartsheet-eksporter gemt hos to ejere. Opsigelsen sendt.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- TimeprismatrixSæt timepriser på projekter og opgaver ud fra standardmatrixen og projektsatserne.Pike-dokumentation (på engelsk)
- KostpriserOpret en kostprofil per medlem før pilotten.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Plan og tildelingerOpret kommende tildelinger igen som allokeringer i ressourceplanlægningen.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Foreløbige projekterFølg foreløbigt arbejde som deals, til kontrakten er underskrevet.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Godkendelse af tidVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i Tidsadministration.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra Smartsheet til Pike: ofte stillede spørgsmål
Kan Smartsheet eksportere et ark direkte til CSV?
Nej. Ark eksporteres til Excel, Google Sheets eller PDF. Eksportér til Excel, gem som CSV UTF-8, og byg formler op igen i Pike, da eksporten ikke bevarer formler.
Hvorfor stopper vores Smartsheet-rapporteksport ved 20.000 rækker?
Smartsheet begrænser rapporteksporter til Excel til 20.000 rækker, og en sortering på rapporten kan give færre eksporterede rækker. Eksportér kildearkene, eller del rapporten op med et filter.
Hvad er foreslåede tidsregistreringer, og importeres de?
Resource Management opretter foreslåede registreringer ud fra hver persons tildelinger, og personerne bekræfter dem som faktisk tid. Upload kun bekræftede timer, så Pike viser den tid, folk har registreret.
Hvilken timepris bruger hvert projekt?
Nye projekter i Resource Management kopierer standardmatrixen, og en senere ændring af matrixen gælder kun nye projekter. Læs hvert projekts satser under Project Settings → Bill Rates, før du sætter `hourlyRate`.
Hvad sker der med vores ark, når vi opsiger?
På Pro og Business er elementer skrivebeskyttede med det samme, og Smartsheet sletter dem 30 dage efter opsigelsen. Eksportér alt, du beholder, før du sender opsigelsen.
Smartsheet-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)
- Smartsheet: Export a sheet, report, or workspace
- Smartsheet: Create a time and fees report
- Smartsheet: Pivot table report settings
- Smartsheet: Time tracking settings in Resource Management
- Smartsheet: Edit project bill rates
- Smartsheet: Create and manage budgets in Resource Management
- Smartsheet: Resource Management project settings
- Smartsheet: Resource Management manage my people
- Smartsheet API: Resource Management time entries
- Smartsheet: Cancel your Smartsheet account
- Smartsheet: Salesforce Connector overview and FAQs
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.