Clients
Pike: Kunder
Følger med: Klientnavn, Client Code (hvis din konto bruger den), satskategori.
Du sætter i Pike: Valuta og momsnummer.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber, mainCurrency
Migrationsguide
Flyt fra FunctionFox til Pike
Gem FunctionFox Customizable Reports som CSV, upload dem til Pike-skabeloner, og forbind det regnskabssystem, du fakturerer fra. Sæt fem til seks uger af.
Tilgængelig nu
Hver FunctionFox-rapport kan gemmes som Excel, PDF, HTML eller CSV, og Customizable Reports (tidligere Data Exports) dækker timesedler, projekter og kontakter, så du kører én rapport per objekt og gemmer den som CSV.
- Gå til Reports → My Reports, vælg Customizable Reports i filteret Categories, og kør Timesheets - Customizable, Project List - Customizable og Contacts - Customizable. Vælg kolonner under Show Fields, klik på Run and Save, og gem derefter som CSV fra linkene nederst til venstre.
- Kopiér klienter fra Clients → Manage med filteret Client State sat til All Clients, og opgavesatser fra Projects → Tasks for hver satskategori og hvert projekt.
- Kør Reports → Personnel Cost Rate Report, og gem den som CSV for at få hvert medlems kostpris.
- Upload kunder, kontakter, projekter, medlemmer, opgaver og derefter tidsregistreringer under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med FunctionFox-kolonnemapping (på engelsk).
Rapportvælgerne viser kun arkiverede projekter, når du sætter kryds i Show Archived i rullemenuen Project. Sæt kryds på hver rapport, så afsluttet arbejde kommer med sin tid.
Tilgængelig nu
FunctionFoxs hjælpecenter beskriver ingen regnskabsintegration: tilføjelsen Invoicing opretter fakturaer inde i FunctionFox. Forbind det regnskabssystem, jeres økonomiteam fakturerer fra, så Pike arbejder ud fra den samme kundeliste.
- Forbind dit regnskabssystem under Workspace-indstillinger → Integrationer, og kør Importér data, før du uploader nogen FunctionFox-CSV. Pike importerer kunder og de fakturaer, økonomiteamet har registreret i hovedbogen.
- Brug kundenumrene fra hovedbogen som `customerNumber`, eller FunctionFox Client Code, hvor din konto bruger klientkoder.
- Gem hver FunctionFox-faktura som PDF fra Invoicing → List Invoices til arkivet. Pike importerer ikke fakturaer fra CSV.
Fra overgangen sender økonomiteamet fakturaer fra Pike, og Pike sender dem videre til det forbundne regnskabssystem.
Datakort
Hvad hver FunctionFox-post bliver til i Pike
Kolonne ét bruger FunctionFoxs standardbetegnelser. Konti kan omdøbe Client, Project og Task under **Settings & Preferences → Account Preferences → Naming**, så dine skærme kan vise andre ord. En FunctionFox-opgave er en fakturerbar ydelse med en timepris, ikke en to-do.
Contacts
Pike: Kundekontakter
Følger med: Kontaktoplysninger knyttet til en klient, fra Contacts - Customizable.
Du sætter i Pike: Et kundenummer på hver kontaktrække.
Skabelonkolonner: customerNumber, name, email, title, phone
Projects
Pike: Projekter
Følger med: Project Code (unik, påkrævet), navn, klient, omfang, projektleder, start- og forfaldsdato, status, projekttype.
Du sætter i Pike: En faktureringstype. Tjek, om din eksport fra Project List - Customizable indeholder estimater.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, status, billingType, budgetAmount, budgetHours, startDate, endDate, leadEmail
Tasks and rate categories
Pike: Opgaver og projektets timepris
Følger med: Opgavenavn og timepris per projekt. En opgave med en sats på $0 er ikke fakturerbar.
Du sætter i Pike: Én `hourlyRate` per projekt. Hvor opgaverne på et projekt har forskellige satser, bruger du den hyppigste sats.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, billableStatus
Timesheet entries
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Dato, personale, klient, projekt, opgave, timer. Tjek, om din eksport indeholder beskrivelsen og godkendelsesstatus.
Du sætter i Pike: Sæt `billableStatus` ud fra opgavesatsen, og `approvalStatus` til `approved` for registreringer, der er godkendt i FunctionFox.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus, approvalStatus
Personnel
Pike: Medlemmer
Følger med: Efternavn og fornavn, brugernavn, e-mail, afdelingsgruppe, flag for projektleder. Hjælpecenteret beskriver ingen eksport af personale, så kopiér dem fra Personnel → Manage.
Du sætter i Pike: Workspace-rolle, team og kostprofil.
Skabelonkolonner: email, displayName, team
Expenses
Pike: Udlæg
Følger med: Klient, projekt, personale, leverandør, indtastningsdato, post. Kør Expense Report som CSV, og tjek, om den indeholder beløb per række.
Du sætter i Pike: Udgiftskategorier fra dine FunctionFox-udgiftsposter.
Skabelonkolonner: date, amount, projectNumber, email, category, description, billableStatus
Invoices (Invoicing add-on)
Pike: Fakturahistorik fra regnskabet
Følger med: Ingen CSV-import. Pike importerer fakturaer fra det regnskabssystem, hvor økonomiteamet har registreret dem.
Du sætter i Pike: Nye fakturaer sendes fra Pike fra overgangen.
FunctionFox sætter timepriser på opgaver, grupperet i satskategorier og anvendt per klient eller projekt, og understøtter ikke fakturerbare satser per person. Pike bruger én `hourlyRate` per projekt, så kopiér den opgavesats, dit team fakturerer mest på hvert projekt.
Et opgavebaseret estimat registrerer estimerede timer per opgave, og et estimat på projektniveau registrerer Estimated Hours og Estimated Fees. Udfyld `budgetHours` og `budgetAmount` ud fra dem. En retainer-aftale anvender et månedligt budget i timer eller honorar på tværs af en klients projekter i op til 24 måneder.
Personnel Cost Rates har en ikrafttrædelsesdato og gælder for tid, der er registreret fra den dato. Sæt hver kostprofil i Pike ud fra den aktuelle sats i rapporten Personnel Cost Rate.
Planen
Syv trin ud af FunctionFox
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
CSV-ruten kopierer et øjebliksbillede. Kør alle rapporter samme dag med Show Archived afkrydset.
- Vælg en overgangsfredag, efter månedens fakturaer er sendt.
- Gem Customizable Reports for Timesheets, Project List og Contacts, Expense Report og Personnel Cost Rate Report som CSV. Kopiér klienter og opgavesatser over i et regneark.
- Gem de rå filer uændrede i én mappe sammen med faktura-PDF’erne. Mappen er dit arkiv over FunctionFox-historikken.
Færdig, når: Alle FunctionFox-rapporter og arket med klienter og satser i én mappe med dato, og en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
Ryd op i CSV-filerne. Ingen redigerer i FunctionFox efter eksportdagen.
- Brug FunctionFox Project Code som `projectNumber` på hver projekt- og timesedelrække.
- Map projekter med faste estimerede honorarer til `fixedFee` og resten til `timeAndMaterials`. Projekter til din egen virksomhed mappes til `nonBillable`.
- Udfyld `email` på hver timesedelrække ud fra personalelisten. Pike matcher tidsrækker med medlemmer på e-mail.
Færdig, når: Hvert åbent projekt har en kode, et kundenummer, en faktureringstype og et estimat.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Administratorer sætter Pike op før den første upload, så de kan give importerede projekter et team og en sats fra dag ét.
- Opret teams ud fra dine FunctionFox-afdelingsgrupper og workspace-roller ud fra adgangsniveauer. Inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind dit regnskabssystem, og kør Importér data.
- Sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra rapporten Personnel Cost Rate.
Færdig, når: Økonomiteamet ser hovedbogens kunder i Pike. Hver fakturerbar person har en kostprofil.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Kunder, kontakter og projekter, derefter medlemmer, opgaver og tid. Pike melder en række, der ikke kan matches, med linjenummer.
- Download først hver Pike-skabelon, og upload derefter under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV. Upload rettede rækker igen: Pike matcher på nøglen og opdaterer posten.
- Genopbyg hver FunctionFox-retainer som en retainer-aftale i Pike med dens månedlige timer eller honorar.
- Stikprøve på tre projekter mod FunctionFox CEO Desktop: estimat, sats og sidste måneds timer.
Færdig, når: Antal klienter, projekter, personale og sidste måneds timer stemmer med FunctionFox.
Uge 3 til 5
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 5 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i FunctionFox
CSV har ingen løbende synkronisering, så pilotteamet flytter helt over i Pike, mens alle andre registrerer tid på FunctionFox Timesheet.
- Pilotteamet registrerer kun tid i Pike. Alle andre registrerer tid i FunctionFox.
- Økonomiteamet godkender pilotens tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike i stedet for en FunctionFox-faktura.
- Sammenlign pilotprojektets margin med rapporten Personnel Cost Rate i FunctionFox. En afvigelse betyder, at en sats eller kostprofil skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Pilotens tid i Pike stemmer med samme uge i FunctionFox Project Report.
Uge 5 til 6
Migrationsansvarlig
Uge 5 til 6 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk FunctionFox fredag aften. Alle åbner Pike mandag.
- Fredag: projektlederne godkender ugen under Timesheets → Approve Timesheet (højst 90 dage per valg). Gem Timesheets - Customizable for datoerne siden den første eksport, og upload rækkerne.
- Brug Lock Projects med fredag som låsedato, så ingen tilføjer eller redigerer FunctionFox-tid efter overgangen.
- Arkivér hver bruger under Personnel → Manage, hvilket deaktiverer brugerens login og gemmer dataene til rapporter. Skriv til FunctionFox Billing Department, når du arkiverer brugere, som ikke erstattes.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. FunctionFox viser ingen tid efter fredag.
Uge 6 til 9
Økonomi
Uge 6 til 9 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne FunctionFox.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og tjek, at hver faktura findes i dit regnskabssystem.
- Kør FunctionFox Project Report for fakturerbare timer fra før overgangen, som ingen faktura dækker, og fakturér dem fra Pike.
- Gem hver rapport som CSV en gang til, og spørg derefter FunctionFox billing, hvordan kontoen lukkes. Hjælpecenteret beskriver hverken opsigelse eller datalagring.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. De sidste FunctionFox-rapporter gemt hos to ejere.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- RetainereOpsæt retainerprojekter med deres periode og timekvote.Pike-dokumentation (på engelsk)
- SatskategorierSæt timepriser på projekter og opgaver ud fra dine satskategorier.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Personnel Cost RatesOpret en kostprofil per medlem ud fra deres kostpris.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Godkendere af timesedlerVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i Tidsadministration.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Fakturalayout og nummereringAngiv nummerering, betingelser og layout i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra FunctionFox til Pike: ofte stillede spørgsmål
Hvorfor mangler afsluttede projekter i vores rapport?
Rapportvælgerne viser kun arkiverede projekter, når du sætter kryds i Show Archived i rullemenuen Project. Sæt kryds, og kør rapporten igen.
Hvordan mapper FunctionFox-opgaver til Pike?
En FunctionFox-opgave er en fakturerbar ydelse med en timepris. Upload opgaverne på hvert åbent projekt som Pike-opgaver, så tidsrækker kan henvise til dem, og sæt timeprisen på Pike-projektet.
Hvordan markerer vi ikke-fakturerbar tid?
FunctionFox tæller enhver opgave med en sats på $0 som ikke-fakturerbar. Sæt `billableStatus` til `nonBillable` på tidsrækker for de opgaver.
Kan Pike importere vores FunctionFox-fakturaer?
Ikke gennem CSV, og FunctionFox beskriver ingen regnskabsintegration. Hvis økonomiteamet har registreret FunctionFox-fakturaer i hovedbogen, så forbind den til Pike, og Pike importerer dem derfra.
Hvad sker der med en bruger, vi arkiverer i FunctionFox?
Arkivering deaktiverer brugerens login og fjerner brugeren fra aktive brugere, og dataene er fortsat tilgængelige i rapporter. Giv FunctionFox Billing Department besked, hvis brugeren ikke erstattes.
FunctionFox-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)
- FunctionFox: Reporting in FunctionFox
- FunctionFox: Customizable Reports
- FunctionFox: Custom Fields
- FunctionFox: Personnel Cost Rate Report
- FunctionFox: Step 3: Add Tasks & Rate Categories
- FunctionFox: Step 4: Add Clients
- FunctionFox: Step 5: Add Projects
- FunctionFox: Step 1: Add Personnel
- FunctionFox: Project Estimates
- FunctionFox: Retainer Tracking
- FunctionFox: Expenses
- FunctionFox: Advanced Timesheet Management
- FunctionFox: Closing & Archiving
- FunctionFox: Invoicing Add-On
- FunctionFox: FAQ
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.