Migrationsguide

Flyt fra Hubstaff til Pike

Eksportér Hubstaff-medlemmer og rapporten Time & Activity som CSV, og upload dem til skabelonerne i Pike. Sæt fem til seks uger af fra første eksport til overgang.

Tilgængelig nu

Hubstaff eksporterer medlemslisten og alle rapporter som CSV. Kunder og projekter har ingen listeeksport, så du bygger de to filer ud fra rapporten Time & Activity grupperet efter kunde og projekt.

Åbn People → Members, slå Show removed members til under Filter, og klik på Export → To CSV. Filen indeholder e-mail, stilling, status, timepris og lønsats.
Åbn Reports → Time & Activity, sæt kryds i Include archived projects og Include removed members, tilføj kolonnerne for fakturerbar tid, ikke-fakturerbar tid og manuelle timer, og eksportér den udvidede CSV med én række per registrering.
Kør samme rapport grupperet efter Client og efter Project / Work order for at liste alle kunder og projekter, og kopiér hvert projekts budget og timepris fra Project management → Projects.
Upload kunder, projekter, medlemmer og derefter tidsregistreringer under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med Hubstaff-kolonnemapping (på engelsk).

Hubstaff eksporterer CSV i UTF-8. Excel registrerer ikke den kodning ved dobbeltklik og viser valutategn forkert, så importér filen med UTF-8-kodning, før du redigerer den.

Datakort

Hvad hver Hubstaff-post bliver til i Pike

Kolonne ét viser Hubstaffs egne betegnelser. Hubstaff kalder opgaver to-dos, og Pike matcher personer på e-mailen i medlemseksporten.

Clients

Pike: Kunder

Følger med: Navn, adresse, telefon, e-mail, budget, fakturanoter og betalingsbetingelser.

Du sætter i Pike: Et kundenummer på hver kunde. Hubstaff har ingen listeeksport af kunder, så byg filen ud fra rapporten grupperet efter kunde.

Skabelonkolonner: customerName, customerNumber

Projects

Pike: Projekter

Følger med: Navn, kunde, flag for fakturerbar, overstyring af lønsats og timepris, budget.

Du sætter i Pike: Et projektnummer til hvert projekt, og budget og timepris kopieret fra projektlisten.

Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate

To-dos

Pike: Opgaver

Følger med: Navn på to-do og projekt, som rækker i rapporten Time & Activity.

Du sætter i Pike: Ansvarlige, status og datoer. Tjek, om din eksport indeholder dem.

Skabelonkolonner: title, projectNumber, assigneeEmail, status, dueDate

Members

Pike: Medlemmer

Følger med: Navn, e-mail, rolle, stilling, status, dato for tilføjelse og fjernelse, lønsats, timepris, ugentlige og daglige grænser.

Du sætter i Pike: Team og en kostprofil ud fra lønsatsen.

Skabelonkolonner: email, displayName, position

Time & Activity report

Pike: Tidsregistreringer

Følger med: Dato, medlem, projekt, to-do, samlede timer, manuelle timer, fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, faktureret beløb.

Du sætter i Pike: Godkendelsesstatus fra rapporten Timesheet approvals, hvor dit team bruger godkendelser.

Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, billableStatus, approvalStatus

Expense report

Pike: Udlæg

Følger med: Udlæg per medlem og projekt.

Du sætter i Pike: Tjek, om din eksport indeholder kategori og flaget for fakturerbar. Udgiftskategorier i Pike.

Skabelonkolonner: date, amount, projectNumber, email, category, description

Client invoices

Pike: Fakturahistorik fra regnskabet

Følger med: Fakturaer bygget under Financials → Invoices. Hubstaff sender dem ikke til QuickBooks Online.

Du sætter i Pike: Intet. CSV-ruten importerer ikke fakturaer. Pike importerer fakturahistorik fra den hovedbog, som økonomiteamet registrerer dem i.

Hubstaff-objekt	Pike-objekt	Det følger med	Det sætter du i Pike	Skabelonkolonner
Clients	Kunder	Navn, adresse, telefon, e-mail, budget, fakturanoter og betalingsbetingelser.	Et kundenummer på hver kunde. Hubstaff har ingen listeeksport af kunder, så byg filen ud fra rapporten grupperet efter kunde.	`customerName, customerNumber`
Projects	Projekter	Navn, kunde, flag for fakturerbar, overstyring af lønsats og timepris, budget.	Et projektnummer til hvert projekt, og budget og timepris kopieret fra projektlisten.	`projectNumber, title, customerNumber, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate`
To-dos	Opgaver	Navn på to-do og projekt, som rækker i rapporten Time & Activity.	Ansvarlige, status og datoer. Tjek, om din eksport indeholder dem.	`title, projectNumber, assigneeEmail, status, dueDate`
Members	Medlemmer	Navn, e-mail, rolle, stilling, status, dato for tilføjelse og fjernelse, lønsats, timepris, ugentlige og daglige grænser.	Team og en kostprofil ud fra lønsatsen.	`email, displayName, position`
Time & Activity report	Tidsregistreringer	Dato, medlem, projekt, to-do, samlede timer, manuelle timer, fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, faktureret beløb.	Godkendelsesstatus fra rapporten Timesheet approvals, hvor dit team bruger godkendelser.	`date, hours, email, projectNumber, taskTitle, billableStatus, approvalStatus`
Expense report	Udlæg	Udlæg per medlem og projekt.	Tjek, om din eksport indeholder kategori og flaget for fakturerbar. Udgiftskategorier i Pike.	`date, amount, projectNumber, email, category, description`
Client invoices	Fakturahistorik fra regnskabet	Fakturaer bygget under Financials → Invoices. Hubstaff sender dem ikke til QuickBooks Online.	Intet. CSV-ruten importerer ikke fakturaer. Pike importerer fakturahistorik fra den hovedbog, som økonomiteamet registrerer dem i.

Hubstaff sætter en lønsats og en timepris per medlem på siden Members, og en projektsats overstyrer begge. Angiv den timepris, hvert projekt fakturerer, som `hourlyRate`, og brug medlemmets timepris, hvor projektet ikke har nogen.

Projektbudgetter bruger Type Total cost eller Total hours, baseret på lønsats eller timepris. Map et Total hours-budget til `budgetHours` og et Total cost-budget baseret på timepris til `budgetAmount`. Budgetter med Resets sat til Weekly eller Monthly oprettes som retainer-aftaler i Pike.

Lønsatsen i Hubstaff er det, din virksomhed betaler hvert medlem. Sæt hvert medlems kostprofil i Pike ud fra lønsatsen i medlemseksporten.

Planen

Syv trin ud af Hubstaff

De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.

Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
Eksportér alt, før nogen opsiger. En opsagt Hubstaff-organisation fjerner adgangen til alle historiske tidsregistreringer og rapporter.
- Vælg en overgangsfredag, efter den sidste lønperiode er lukket, og månedens kundefakturaer er sendt.
- Eksportér medlemslisten med fjernede medlemmer og den udvidede Time & Activity-CSV for hvert år, du beholder.
- Eksportér rapporterne Timesheet approvals og Expense for samme datoer, og gem alle rå filer uændrede i én mappe.
eksporter / råmå ikke redigeres
customers.csvrå
projects.csvrå
tasks.csvrå
time-entries.csvrå
invoices.csvrå
Overgang: fredag i uge 5
Færdig, når: Rå Hubstaff-eksporter i én mappe med dato, og en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
Byg kunde- og projektfilerne i hånden, da Hubstaff ikke eksporterer nogen af dem som liste. Ingen redigerer i Hubstaff efter eksportdagen.
- List alle kunder og projekter fra de grupperede rapporter, giv hver et nummer, og kopiér budgetter og timepriser fra Project management → Projects.
- Erstat medlemsnavne i tidsfilen med e-mailen fra medlemseksporten.
- Udfyld `billableStatus` ud fra kolonnerne for fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, og map Approved-timesedler til `approved` og Submitted til `submitted`.
customers.csvfør / efter
Acme
ACME Ltd
Acme retainer
Acme
C-104 · medgået tid · 1.250/t
Færdig, når: Hver projektrække har et projektnummer, et kundenummer, en faktureringstype og en sats. Hver tidsrække har en e-mail.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Forbind hovedbogen først, så kundenumrene i dine filer matcher de kunder, Pike importerer fra regnskabet.
- Opret teams og workspace-roller, og inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind QuickBooks eller din hovedbog, og kør Importér data.
- Sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra medlemmets Hubstaff-lønsats.
Opsætning af workspace
Teams og roller
Skabeloner og labels
Kostprofiler12 af 12
Regnskab forbundet
Inviter alleuge 4
Færdig, når: Økonomiteamet ser hovedbogens kunder og fakturaer i Pike. Hver fakturerbar person har en kostprofil.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Kunder, derefter projekter, derefter medlemmer, derefter opgaver, tidsregistreringer og udlæg. Pike melder en række, det ikke kan matche, med linjenummer.
- Upload hver fil med Hubstaff-kolonnemapping (på engelsk), og ret afviste rækker efter linjenummer.
- Tjek, at timer per projekt stemmer med den sammenfoldede Time & Activity-CSV, som viser gruppetotaler.
- Åbn ét fakturerbart projekt med et budget, og sammenlign sats, budget og sidste måneds timer med Hubstaff.
Importér datai rækkefølge
Kunder48
Projekter112
Medlemmer19
Opgaver1.430
Tidsregistreringer
Deals
Færdig, når: Antal kunder, projekter, medlemmer og sidste måneds timer stemmer med Hubstaff.
Uge 3 til 5
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 5 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i Hubstaff
På CSV findes der ingen løbende synkronisering. Pilotteamet registrerer kun tid i Pike, og alle andre registrerer i Hubstaff indtil overgangen.
- Vælg et team med et aktivt kundeprojekt og en faktura, der skal sendes. Teamet stopper Hubstaff-timeren fra mandag.
- Økonomiteamet godkender pilotteamets tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike i stedet for en Hubstaff-kundefaktura.
- Sammenlign pilotprojektets fakturerede beløb med Hubstaff for samme uger. En afvigelse betyder, at en sats skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Ingen tid fra pilotteamet i Hubstaff efter pilotens startdato.
Uge 5 til 6
Migrationsansvarlig
Uge 5 til 6 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk Hubstaff fredag aften, og upload den tid, der er registreret siden din første eksport.
- Fredag: ledere rydder fanen Submitted under Time tracked → Approvals, og i lønkørslen udbetaler I, hvad medlemmerne har til gode. Hubstaff kan ikke udbetale til et fjernet medlem.
- Kør den udvidede Time & Activity-CSV fra dagen efter din første eksport til fredag, og upload rækkerne til Pike.
- Generér eventuelle sidste kundefakturaer, før du fjerner medlemmer. Et fjernet medlems fakturerbare timer falder ud af kundefaktureringen i Hubstaff.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Hubstaff viser ingen tid efter fredag.
Uge 6 til 9
Økonomi
Uge 6 til 9 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Hubstaff.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og tjek, at hver faktura når hovedbogen.
- Kør alle eksporter en gang til til arkivet. Efter opsigelsen viser Hubstaff ingen historiske tidsregistreringer eller rapporter.
- Opsig under Organizations → Actions → Cancel subscription. Organisationen er inaktiv fra dagen før næste faktureringsdato.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. Endelige Hubstaff-eksporter gemt hos to ejere. Hubstaff-abonnementet opsagt.

Genopbyg

Sæt disse op i Pike i hånden

Lønsatser som kostprisAngiv hvert medlems Hubstaff-lønsats i medlemmets kostprofil.Pike-dokumentation (på engelsk)
ProjekttimepriserSæt timepriser på de projekter, hvor Hubstaff havde overstyring på projektet.Pike-dokumentation (på engelsk)
Nulstillende budgetterOpsæt retainerprojekter for budgetter, der nulstilles ugentligt eller månedligt.Pike-dokumentation (på engelsk)
Godkendelse af timesedlerVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i stedet for godkendelser i Hubstaff.Pike-dokumentation (på engelsk)
KundefakturaerAngiv nummerering, betalingsbetingelser og fakturanoter i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)

Spørgsmål

Fra Hubstaff til Pike: ofte stillede spørgsmål

Hvordan eksporterer vi Hubstaff-kunder og -projekter?

Ifølge Hubstaffs hjælpecenter findes der en CSV-import til kunder, men ingen listeeksport af kunder eller projekter. Kør rapporten Time & Activity grupperet efter kunde og efter projekt for at liste dem, og tilføj derefter budgetter og satser fra projektlisten i hånden.

Hvilken Time & Activity-CSV skal vi uploade?

Den udvidede version, som lister hver datarække uden totaler. Den sammenfoldede version tilføjer gruppetotaler nederst, hvilket er nyttigt til at kontrollere timerne efter upload.

Hvordan mapper Hubstaffs timeseddelstatusser til Pike?

Hubstaff-timesedler er Open, Submitted, Approved eller Denied. Map Approved til `approved`, Submitted til `submitted` og Open til `draft`, og afgør sammen med økonomiteamet, om afviste timer overhovedet skal importeres.

Kan Pike importere vores Hubstaff-fakturaer?

Ikke gennem CSV, og Hubstaff synkroniserer ikke kundefakturaer til QuickBooks Online. Pike importerer fakturahistorik fra den hovedbog, som økonomiteamet registrerer Hubstaff-fakturaer i.

Hvad sker der med vores data, når vi opsiger Hubstaff?

Hubstaff fjerner al adgang til organisationens data, herunder historiske tidsregistreringer, rapporter og betalingsposter. Genopretter du organisationen, genetableres adgangen, så eksportér alt, før du opsiger.

Hubstaff-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)

Dit firma kører bedre med Pike.

Kontakt salg

ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II

Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.

Hubstaff-objekt

Pike-objekt

Det følger med

Det sætter du i Pike

Skabelonkolonner

Clients

Kunder

Navn, adresse, telefon, e-mail, budget, fakturanoter og betalingsbetingelser.

Et kundenummer på hver kunde. Hubstaff har ingen listeeksport af kunder, så byg filen ud fra rapporten grupperet efter kunde.

customerName, customerNumber

Projects

Projekter

Navn, kunde, flag for fakturerbar, overstyring af lønsats og timepris, budget.

Et projektnummer til hvert projekt, og budget og timepris kopieret fra projektlisten.

projectNumber, title, customerNumber, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate

To-dos

Opgaver

Navn på to-do og projekt, som rækker i rapporten Time & Activity.

Ansvarlige, status og datoer. Tjek, om din eksport indeholder dem.

title, projectNumber, assigneeEmail, status, dueDate

Members

Medlemmer

Navn, e-mail, rolle, stilling, status, dato for tilføjelse og fjernelse, lønsats, timepris, ugentlige og daglige grænser.

Team og en kostprofil ud fra lønsatsen.

email, displayName, position

Time & Activity report

Tidsregistreringer

Dato, medlem, projekt, to-do, samlede timer, manuelle timer, fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, faktureret beløb.

Godkendelsesstatus fra rapporten Timesheet approvals, hvor dit team bruger godkendelser.

date, hours, email, projectNumber, taskTitle, billableStatus, approvalStatus

Expense report

Udlæg

Udlæg per medlem og projekt.

Tjek, om din eksport indeholder kategori og flaget for fakturerbar. Udgiftskategorier i Pike.

date, amount, projectNumber, email, category, description

Client invoices

Fakturahistorik fra regnskabet

Fakturaer bygget under Financials → Invoices. Hubstaff sender dem ikke til QuickBooks Online.

Intet. CSV-ruten importerer ikke fakturaer. Pike importerer fakturahistorik fra den hovedbog, som økonomiteamet registrerer dem i.

Dage til faktura
Ufakturerede timer ved lukning
Margin per projekt