Companies (API: Client)
Pike: Kunder
Følger med: Virksomhedsnavn og arkiveret status fra directoriet Companies.
Du sætter i Pike: Kundenummer, valuta og momsnummer.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber, taxVatId, mainCurrency
Migrationsguide
Flyt fra Projectworks til Pike
Download hvert Projectworks-directory som CSV, map budgetter og timecodes til Pike-skabeloner, og hold regnskab og CRM forbundet. Sæt fem til seks uger af til overgangen.
Tilgængelig nu
Hvert Projectworks-directory har en pil med Download CSV og et foruddefineret datasæt, og hver rapport kan downloades som CSV. Du eksporterer derfor virksomheder, projekter, personer og tidsregistreringer fra deres directories.
- Åbn directoriet Companies, sæt filteret til at medtage arkiverede virksomheder, og klik på download-pilen. Gentag i directories Contacts og Projects.
- Åbn listen People, vælg Show inactive people, så hver tidsregistrering stadig har en ejer, og download CSV-filen.
- Download tid fra Time → All Timesheets eller hvert projekts skærm Time Entries, ét datointerval ad gangen. Hver CSV indeholder et foruddefineret kolonnesæt, som kan afvige fra kolonnerne på skærmen.
- Upload kunder, kontakter, projekter, faser, medlemmer, opgaver og derefter tidsregistreringer og udlæg under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med Projectworks-kolonnemapping (på engelsk).
Til et fuldt udtræk tilbyder Projectworks en SQL-forbindelse til sine rapporteringsvisninger og en REST API på Unleash-planen med nøgler under Settings → Integrations → API accounts. Din Customer Success Manager kan bekræfte, hvilken mulighed din plan omfatter.
Tilgængelig nu
Projectworks eksporterer fakturaer, udlæg og tid til ét regnskabssystem (Xero, QuickBooks Online eller MYOB AccountRight) og har indbygget forbindelse til HubSpot og Salesforce. Pike forbinder til Xero, QuickBooks, HubSpot og Salesforce, så økonomi og salg bruger samme hovedbog og CRM gennem hele flytningen.
- Gå i Pike til Workspace-indstillinger → Integrationer, tilføj Xero eller QuickBooks, og kør Importér data for kunder og fakturahistorik før den første CSV-upload.
- Hvis salg arbejder i HubSpot eller Salesforce, så tilføj det til Pike, så deals og kontakter svarer til CRM-pipelinen.
- På overgangsdagen afbryder en Projectworks-administrator forbindelsen til hovedbogen under Settings → Integration → Accounting, så kun Pike sender fakturaer fra mandag.
MYOB AccountRight har ingen Pike-integration. Hvis Projectworks sender fakturaer til MYOB, så aftal med økonomiteamet, hvilken hovedbog Pike forbindes til, før uge 2.
Datakort
Hvad hver Projectworks-post bliver til i Pike
Kolonne ét viser Projectworks-skærmnavne. Projectworks knytter tid, udlæg og fakturaer til budgetter, og hvert budget hører til et projekt: Company → Project → Budget → Timecode. API-navnene er anderledes (Client, Module, Task, Users). Pike matcher personer på deres login-e-mail.
Contacts
Pike: Kundekontakter
Følger med: Navn, e-mail og virksomhed fra directoriet Contacts, også faktureringskontakter.
Du sætter i Pike: Én række per kontakt og kunde.
Skabelonkolonner: customerNumber, name, email, title, phone
Projects
Pike: Projekter
Følger med: Projektnummer (når nummerering er slået til under System → Numbers), navn, virksomhed, projektleder og Total Budget.
Du sætter i Pike: Én faktureringstype per projekt.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, status, billingType, budgetAmount, startDate, endDate, leadEmail
Budgets (API: Module)
Pike: Faser
Følger med: Budgetnavn, tids- eller udgiftstype og et Top-Down-honorar eller et Bottom-Up-honorar opbygget af budgettets timecodes.
Du sætter i Pike: Pikes fase-skabelon har ingen budgetkolonne, så læg budgetterne sammen i projektets `budgetAmount`.
Skabelonkolonner: projectNumber, phase
Timecodes (API: Task)
Pike: Opgaver
Følger med: Timecodens navn, overordnet budget, honorar og fakturerbar eller ikke-fakturerbar tilstand.
Du sætter i Pike: Ansvarlig og forfaldsdato.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, phase, billableStatus
People (API: Users)
Pike: Medlemmer
Følger med: Navn, login-e-mail, posting med rolle, timepris på postingen og kostpriser med datoer.
Du sætter i Pike: Workspace-rolle, team og en kostprofil.
Skabelonkolonner: email, displayName, team, position
Billable rates
Pike: Projektets timepriser
Følger med: Global Billable Rates per rolle og valuta, Custom Billable Rate-satskort per virksomhed, posting-satser og overstyringer per projekt.
Du sætter i Pike: Én `hourlyRate` per projekt, fra Settings → People på det projekt.
Skabelonkolonner: hourlyRate (Projects)
Cost rates and cost rate cards
Pike: Kostprofiler
Følger med: Kostpriser med start- og slutdato på hver person. Kostpris-satskort gælder for personer, der er sat til Hourly.
Du sætter i Pike: En kostprofil for hvert medlem, der registrerer tid, ud fra medlemmets aktuelle kostpris.
Time entries
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Dato, person, projekt, timecode, timer, kommentar, flag for gennemgået og fakturalink.
Du sætter i Pike: Map godkendte timesedler til `approved` og indsendte til `submitted`. Tid, der er knyttet til en faktura, mappes til `invoiced` `yes`.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus, approvalStatus, invoiced
Expenses
Pike: Udlæg
Følger med: Udlægsrækker fra directoriet Expenses. Tjek overskriftsrækken mod skabelonen.
Du sætter i Pike: Intet.
Skabelonkolonner: date, amount, projectNumber, email, category, description, billableStatus
Invoices
Pike: Fakturahistorik (fra din hovedbog)
Følger med: Pike har ingen CSV-skabelon til fakturaer. Download directoriet Invoices til dit arkiv.
Du sætter i Pike: Forbind Xero eller QuickBooks, og kør Importér data. Nye fakturaer sendes fra Pike fra overgangen.
Projectworks sætter en persons timepris på et projekt ud fra Global Billable Rates (per rolle) eller posting-satsen, et Custom Billable Rate-satskort kan erstatte begge på en virksomheds projekter, og en projektleder kan overstyre enhver person. Pike læser én `hourlyRate` per projekt, så tag den timepris, de fleste på projektet fakturerer til.
Kostpriser i Projectworks har start- og slutdato, og kostpris-satskort ændrer kostprisen for Hourly-personer på valgte projekter. Sæt hver Pike-kostprofil ud fra den aktuelle kostpris, og sammenlign margin for ældre måneder med Projectworks, hvor en sats er ændret.
Hvert Projectworks-budget prissættes Top-Down (ét honorar) eller Bottom-Up (summen af dets timecode-honorarer), og Total Budget lægger dem sammen. Udfyld `budgetAmount` med Total Budget, og map ikke-fakturerbare timecodes i fakturerbare projekter til opgaver med `billableStatus` sat til `nonBillable`.
Planen
Syv trin ud af Projectworks
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
De CSV-filer, du downloader i uge 1, er dem, Pike importerer. Frys redigeringer i Projectworks, før du eksporterer.
- Download directories Companies, Contacts, Projects og Expenses med arkiverede poster med.
- Download listen People med Show inactive people valgt.
- Download tidsregistreringer for hver periode, du beholder, og skriv datoen for din første eksport ned.
Færdig, når: Directory-CSV-filer og tidsfiler i én mappe, eksportdatoen skrevet ned og en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
Arbejd i kopier af Projectworks-filerne, og lad mappen med de rå filer være urørt. Omdøb kolonnerne til Pike-skabelonens kolonner undervejs.
- Opret én kunderække per virksomhed med et `customerNumber`, og tilføj det på hver projektrække.
- Giv projekter uden Projectworks-nummer et `projectNumber`, og læg hvert projekts budgetter sammen i `budgetAmount`.
- Tjek hver login-e-mail mod den adresse, hver person bruger i Pike. Pike matcher medlemmer og tid på `email`.
Færdig, når: Hver projektrække har et projektnummer, et kundenummer, en faktureringstype og et budgetbeløb.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Administratorer sætter Pike op, før den første upload, så importerede projekter har en leder, og importerede medlemmer har et team.
- Opret teams og stillinger, der svarer til dine Projectworks-teams og -roller. Inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind Xero eller QuickBooks, og kør Importér data, så økonomiteamet ser hovedbogens kunder og fakturahistorik i Pike.
- Sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra den aktuelle Projectworks-kostpris.
Færdig, når: Administratorer og ledere er i Pike. Økonomiteamet ser samme kundeliste som hovedbogen.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Upload under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV. Pike melder et manglende kundenummer, projektnummer eller en manglende e-mail med linjenummer.
- Upload kunder, kontakter, projekter, faser, medlemmer og opgaver, derefter tidsregistreringer og udlæg.
- Ret afviste rækker, og upload dem igen. Pike matcher hver række på projektnummer eller e-mail og opdaterer posten.
- Åbn ét Top-Down-projekt og ét Bottom-Up-projekt, og sammenlign Total Budget, timepris og sidste måneds timer med Projectworks.
Færdig, når: Antal virksomheder, projekter, personer og sidste måneds timer stemmer med Projectworks.
Uge 3 til 5
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 5 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i Projectworks
CSV-ruten har ingen løbende synkronisering. Pilotteamet registrerer kun tid i Pike, og alle andre registrerer i Projectworks indtil overgangen.
- Vælg ét team med et aktivt kundeprojekt og en faktura, der skal sendes. Fra mandag registrerer teamets medlemmer kun tid i Pike.
- Økonomiteamet godkender pilotteamets tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike i stedet for fra Projectworks.
- Sammenlign pilotprojektets margin i Pike med Projectworks-marginrapporten. En afvigelse betyder, at en timepris eller kostpris skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Pilotlederen har skrevet under.
Uge 5 til 6
Migrationsansvarlig
Uge 5 til 6 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk Projectworks fredag aften, og upload hver time, der er registreret dér siden din første eksport.
- Fredag: alle indsender, og ledere godkender timesedler og markerer tidsregistreringer som gennemgåede. Gennemgåede registreringer er låst mod redigering.
- Download tidsregistreringer fra datoen for din første eksport til fredag, map dem til skabelonen for tidsregistreringer, og upload dem. Udelad pilotteamet.
- Deaktivér hver person, der nu registrerer tid i Pike, når personens timesedler, udlæg og fravær er lukket. Projectworks fakturerer for aktive personer.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Projectworks viser ingen tid efter fredag.
Uge 6 til 9
Økonomi
Uge 6 til 9 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Projectworks.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og send fakturaerne til regnskabet.
- Download directories Invoices, Projects og tid en gang til, og gem dem sammen med de rå eksporter.
- Når de første Pike-fakturaer er betalt, kontakt din Projectworks Customer Success Manager om at opsige abonnementet.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. Projectworks-eksporterne gemt hos to ejere. Opsigelse af abonnementet aftalt.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- Globale og tilpassede timepriserAngiv timeprisen på hvert projekt.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Kostpriser og kostpris-satskortAngiv hvert medlems kostpris i medlemmets kostprofil.Pike-dokumentation (på engelsk)
- RessourceplanlægningAllokér planlagte timer per person og projekt.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Indsendelse og godkendelse af timesedlerVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i Tidsadministration.Pike-dokumentation (på engelsk)
- PDF-skabeloner til fakturaerAngiv nummerering, betingelser og layout i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra Projectworks til Pike: ofte stillede spørgsmål
Hvorfor afviger CSV-kolonnerne fra directoriet på skærmen?
Hvert Projectworks-directory downloader et foruddefineret datasæt, som kan omfatte nogle, alle eller flere end de synlige kolonner. Tjek hver fils overskriftsrække mod kolonnemappingen, før du uploader.
Hvorfor kan vi ikke flytte tid mellem timecodes før eksporten?
Projectworks blokerer flytning af tidsregistreringer, der er gennemgået, ligger på en godkendt timeseddel eller er faktureret. Markér registreringerne som ikke gennemgået, eller træk timesedlen tilbage først, eller ret rækkerne i CSV-filen før upload.
Har vi brug for API til at forlade Projectworks?
Nej. Download af directories og rapporter dækker virksomheder, projekter, personer og tid. API (Unleash-planen) og SQL-forbindelsen egner sig til et fuldt udtræk, og én i dit team eller en leverandør bygger det arbejde.
Kan vi arkivere projekter, før vi går?
Projectworks arkiverer et fakturerbart projekt først, når projektets fakturerbare tid er knyttet til en faktura, og fremtidig ressourceplanlægning og prognoser er fjernet. Du kan stadig åbne data for et arkiveret projekt, så arkivér efter din sidste eksport, hvis kontrollerne forsinker dig.
Hvordan stopper vi betalingen for Projectworks-brugere?
Projectworks fakturerer et basisgebyr for de første 10 brugere og et gebyr per bånd på 5 derover og tæller hver aktiv person. Deaktivér personer fra deres workbench under Actions → Deactivate user, når deres tid ligger i Pike.
Projectworks-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)
- Projectworks: Overview of Reporting
- Projectworks: How Projectworks structures your data
- Projectworks: Setting up Budgets (project pricing)
- Projectworks: Where are billable rates set
- Projectworks: How to manage global billable rates
- Projectworks: How to use cost rate cards
- Projectworks: Project numbers
- Projectworks: Companies directory
- Projectworks: Reviewing time entries
- Projectworks: How to archive a project
- Projectworks: Deactivating a user
- Projectworks: How to view your Subscription Details
- Projectworks: How to integrate with an accounting system
- Projectworks: How to connect your CRM to Projectworks
- Projectworks: How to work with API Accounts
- Projectworks: API connection
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.