Clients
Pike: Kunder
Følger med: Klientnavn, kontakt- og faktureringsoplysninger fra rapporten Client Detail.
Du sætter i Pike: Kundenummer, valuta og momsnummer.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber, taxVatId, mainCurrency
Migrationsguide
Flyt fra Replicon til Pike
Eksportér Replicon-rapporter som CSV og tid fra Time Workbench, map dem til Pike-skabeloner, og forbind QuickBooks eller Xero. Sæt fem til seks uger af til overgangen.
Tilgængelig nu
Replicons eget svar på at kopiere dine data er at eksportere dem med rapporter, og hver rapport eksporteres til Excel som .csv, når du har sat formatet i dine brugerindstillinger.
- Klik på User Settings → Settings, sæt Report Excel Export Format til .csv, behold kommaet som feltseparator, og klik på Save.
- Kør standardrapporterne Client Detail, Project Detail og User Details i Reports, tilføj felterne fra kolonnemappingen under Settings, og klik på Excel-ikonet på hver.
- Eksportér tid med en rapport på skabelonen Time Entry Details eller med Time Workbench under Cost → Time Workbench, som registrerer, hvilke poster du allerede har eksporteret.
- Upload kunder, projekter, medlemmer, opgaver og derefter tidsregistreringer og udlæg under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med Replicon-kolonnemapping (på engelsk).
Reports Field Matrix viser, hvilken rapportskabelon der indeholder hvert felt. Tjek den, før du bygger eksporterne, da hver standardrapport kun aktiverer nogle af skabelonens felter.
Tilgængelig nu
Replicon overfører tid, udlæg og fakturadata til QuickBooks og Xero til fakturering. Pike forbinder til begge, så den hovedbog, der allerede gemmer dine Replicon-fakturaer, leverer fakturahistorikken til Pike.
- Gå i Pike til Workspace-indstillinger → Integrationer, tilføj QuickBooks eller Xero, og kør Importér data for kunder og fakturahistorik før den første CSV-upload.
- Match hver Replicon-klient med den hovedbogskunde, Pike importerede, og giv den det kundenummer, som din projektfil bruger.
- Stop Replicon-synkroniseringen til hovedbogen på overgangsdagen, så kun Pike sender fakturaer fra mandag.
Replicon anfører Salesforce som en tilpasset integration gennem Customer Success. Hvis dit salgsteam arbejder i HubSpot eller Salesforce, så forbind det direkte til Pike.
Datakort
Hvad hver Replicon-post bliver til i Pike
Kolonne ét viser Replicon-skærmnavne. Hvert projekt har en faktureringstype, der er låst, når projektet oprettes, og kun projekter med status **In Progress** tager imod tid. Pike matcher personer på e-mailadressen i hver brugerprofil.
Projects
Pike: Projekter
Følger med: Navn, klient, faktureringstype (Time & Materials eller Fixed Bid), status, start- og slutdato samt estimerede timer og omkostninger.
Du sætter i Pike: Projektnummer og leder. Tjek, om din eksport indeholder en projektkode og en projektleder, du kan genbruge.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, status, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate, startDate, endDate, leadEmail
Tasks
Pike: Opgaver
Følger med: Opgavenavn, projekt, Estimated Hours, Estimated Cost og indstilling for fakturerbar eller ikke-fakturerbar.
Du sætter i Pike: Ansvarlig og forfaldsdato.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, startDate, dueDate, billableStatus
Users
Pike: Medlemmer
Følger med: Navn, loginnavn, e-mailadresse, medarbejder-id, brugerstatus, overordnet, kostpris per time og brugerens timepris.
Du sætter i Pike: Workspace-rolle, team og en kostprofil.
Skabelonkolonner: email, displayName, team
Billing rates
Pike: Projektets timepriser
Følger med: Projektpris, brugerpriser og tilpassede rollepriser, angivet under Administration → Projects → Billing Rates og tilpasset per projekt på fanen Billing Rates med ikrafttrædelsesdatoer.
Du sætter i Pike: Én `hourlyRate` per projekt.
Skabelonkolonner: hourlyRate (Projects)
Timesheets (time entries)
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Bruger, e-mail, registreringsdato, timer, projekt, opgave, klient, godkendelsesstatus, navn på timepris og kommentarer på timesedlen.
Du sætter i Pike: Map godkendte registreringer til `approved`, ventende til `submitted` og ikke indsendte til `draft`.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus, approvalStatus
Expense sheets
Pike: Udlæg
Følger med: Udlægsrækker fra en udlægsrapport. Tjek overskriftsrækken mod skabelonen.
Du sætter i Pike: Intet.
Skabelonkolonner: date, amount, projectNumber, email, category, description, billableStatus
Invoices
Pike: Fakturahistorik (fra din hovedbog)
Følger med: Pike har ingen CSV-skabelon til fakturaer. Eksportér de faktureringsrapporter, du har brug for, til dit arkiv.
Du sætter i Pike: Forbind QuickBooks eller Xero, og kør Importér data. Nye fakturaer sendes fra Pike fra overgangen.
Replicon starter hvert Time & Materials-projekt med systempriser (en projektpris, brugerpriser og tilpassede rollepriser), og projektlederen tilføjer priser med ikrafttrædelsesdatoer på fanen Billing Rates. Pike læser én `hourlyRate` per projekt, så tag den timepris, de fleste timer på projektet faktureres til.
Administratorer angiver en kostpris per time i hver brugerprofil, og Replicon ganger timerne med den pris for at beregne omkostningen. Sæt hver Pike-kostprofil ud fra brugerens aktuelle kostpris.
Replicon registrerer timer og omkostningsestimater per projekt og opgave samt et Fixed Bid-beløb per uge, måned eller projekt. Udfyld `budgetHours` og `budgetAmount` ud fra projektestimaterne, og map Time & Materials til `timeAndMaterials` og Fixed Bid til `fixedFee`.
Planen
Syv trin ud af Replicon
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
De filer, du eksporterer i uge 1, er dem, Pike importerer. Frys redigeringer i Replicon, før du eksporterer.
- Sæt Report Excel Export Format til .csv, og eksportér derefter rapporterne Client Detail, Project Detail og User Details.
- Opret en tidsdataeksport i Time Workbench, markér den Complete, og download den, eller kør en rapport af typen Time Entry Details.
- Skriv datoen og eksportnummeret på din første tidseksport ned.
Færdig, når: Rapportfiler og tidseksporten i én mappe, eksportnummeret skrevet ned og en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
Arbejd i kopier af Replicon-filerne, og lad mappen med de rå filer være urørt. Omdøb kolonnerne til Pike-skabelonens kolonner undervejs.
- Opret én kunderække per klient med et `customerNumber`, og tilføj det på hver projektrække.
- Map Replicon-statusserne (Tentative, In Progress, Completed, Deferred, Cancelled, Archived) til de projektstatusser, du bruger i Pike.
- Tjek hver brugers e-mail mod den adresse, personen logger ind i Pike med. Pike matcher medlemmer og tid på `email`.
Færdig, når: Hver projektrække har et projektnummer, et kundenummer, en faktureringstype og et budget.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Administratorer sætter Pike op, før den første upload, så importerede projekter har en leder, og importerede medlemmer har et team.
- Opret teams, der svarer til dine Replicon-brugergrupper. Inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind QuickBooks eller Xero, og kør Importér data, så økonomiteamet ser hovedbogens kunder og fakturahistorik i Pike.
- Sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra kostprisen per time i medlemmets Replicon-brugerprofil.
Færdig, når: Administratorer og ledere er i Pike. Økonomiteamet ser samme kundeliste som hovedbogen.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Upload under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV. Pike melder et manglende kundenummer, projektnummer eller en manglende e-mail med linjenummer.
- Upload kunder, projekter, medlemmer og opgaver, derefter tidsregistreringer og udlæg.
- Ret afviste rækker, og upload dem igen. Pike matcher hver række på projektnummer eller e-mail og opdaterer posten.
- Åbn ét Time & Materials-projekt og ét Fixed Bid-projekt, og sammenlign estimater, timepris og sidste måneds timer med Replicon-rapporten Project Detail.
Færdig, når: Antal klienter, projekter, brugere og sidste måneds timer stemmer med Replicon.
Uge 3 til 5
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 5 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i Replicon
CSV-ruten har ingen løbende synkronisering. Pilotteamet registrerer kun tid i Pike, og alle andre udfylder Replicon-timesedler indtil overgangen.
- Vælg ét team med et aktivt kundeprojekt og en faktura, der skal sendes. Fra mandag registrerer teamets medlemmer kun tid i Pike.
- Økonomiteamet godkender pilotteamets tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike i stedet for fra Replicon.
- Sammenlign pilotprojektets margin i Pike med Replicon-rapporten Project Profitability. En afvigelse betyder, at en timepris eller kostpris skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Pilotlederen har skrevet under.
Uge 5 til 6
Migrationsansvarlig
Uge 5 til 6 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk Replicon fredag aften, og upload hver time, der er registreret dér siden din første eksport.
- Fredag: alle indsender, og godkendere tømmer Waiting for My Approval for ugen.
- Opret en ny Time Workbench-eksport. Den indeholder kun poster, der er tilføjet eller ændret siden den seneste eksport. Map den, og upload den uden pilotteamet.
- Sæt de projekter, der er flyttet til Pike, til Completed, og deaktivér brugerprofilerne for alle, der nu er i Pike. Deaktiverede profiler bruger ingen licenser.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Replicon viser ingen tid efter fredag.
Uge 6 til 9
Økonomi
Uge 6 til 9 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Replicon.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og send fakturaerne til regnskabet.
- Kør klient-, projekt- og tidsrapporterne en gang til, og gem filerne sammen med de rå eksporter.
- Tjek din kontraktudløbsdato under Administration → System and Security → Manage Account, og meddel din Customer Success-kontakt, at du ikke fornyer.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. Replicon-eksporterne gemt hos to ejere. Ikke-fornyelse bekræftet.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- Timepriser per projekt, bruger og rolleAngiv timeprisen på hvert projekt.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Brugernes kostpriserAngiv hvert medlems kostpris i medlemmets kostprofil.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Faktureringsperioder for Fixed BidAngiv projekttype og budget for hvert fastprisprojekt.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Godkendere af timesedlerVælg, hvem der godkender tid for hvert team, i Tidsadministration.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Fakturalayout og betalingsbetingelserAngiv nummerering, betingelser og layout i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra Replicon til Pike: ofte stillede spørgsmål
Hvordan henter vi en kopi af alle vores Replicon-data?
Replicons hjælpecenter svarer med rapporter: eksportér hver rapport, du har brug for. Sæt først Report Excel Export Format til .csv, så Replicon skriver hver eksport som CSV.
Hvorfor bruge Time Workbench i stedet for en rapport?
Time Workbench fryser tidsdataene i en eksport og registrerer ændringer, så en senere eksport kun indeholder poster, der er tilføjet eller ændret siden den forrige. Det passer til overgangsuploaden, og det kræver en tilladelsesprofil som Cost Manager.
Kan vi ændre et projekts faktureringstype før eksporten?
Nej. Replicon fastsætter Time & Materials eller Fixed Bid, når du opretter projektet, og tillader ikke en ændring senere. Map hver type til en Pike-`billingType` i filen.
Skal vi slette eller deaktivere brugere og projekter?
Replicon anbefaler at deaktivere frem for at slette og blokerer sletning af brugere, der har registreret data. En deaktiveret brugerprofil bruger ingen licens, og et arkiveret projekt tager ikke imod tid.
Importerer Pike Replicon-fakturaer?
Pike har ingen CSV-skabelon til fakturaer. Replicon overfører fakturadata til QuickBooks eller Xero, så forbind det system til Pike, og Pike importerer kunder og fakturahistorik fra hovedbogen.
Replicon-dokumentation brugt til denne guide (på engelsk)
- Replicon: Exporting a report to Excel or PDF
- Replicon: How do we make a copy of our Replicon or Polaris data?
- Replicon: Exporting time data using the Time Workbench
- Replicon: Creating and exporting time data exports
- Replicon: Choosing a report
- Replicon: Running project reports
- Replicon: Running client reports
- Replicon: What do Fixed Bid and Time & Materials mean?
- Replicon: Setting up your project for billing in Replicon
- Replicon: Customizing billing rates for a project in Replicon
- Replicon: Setting and tracking project estimates in Replicon
- Replicon: How project costing works
- Replicon: How do we change a project’s status in Replicon?
- Replicon: Tracking the approval status of items
- Replicon: Deleting and disabling data
- Replicon: Managing license assignments
- Replicon: Managing a license contract
- Replicon: Integrating with Replicon
- Replicon: Introduction to the Replicon and Polaris API
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.