Migrationsguide
Eksportér Simplicate-moduler og rapporten Hours til Excel, upload dem til Pikes CSV-skabeloner, og forbind Exact Online for fakturahistorik. Sæt fem til seks uger af.
Tilgængelig nu
Simplicate har en knap Export på oversigterne i CRM, Projects, Sales og HRM og på Hours-rapporten, og hver fil, den producerer, er en Excel-kopi af oversigten med dine filtre anvendt.
Simplicates brugerrettigheder har ingen eksportrettighed for Invoices. Til en fuld fakturaeksport til arkivet henviser Simplicates hjælpecenter til Simplicates support.
Tilgængelig nu
Simplicate sender debitorer, salgsfakturaer og betalinger til Exact Online. Hvis Exact Online er din hovedbog, så forbind den til Pike, så importerer Pike de samme kunder og fakturahistorik.
Simplicate forbinder også direkte til Twinfield og Yuki. Pike har ingen connector til nogen af dem, så et team på de hovedbøger gemmer Simplicates fakturaeksport som sit arkiv.
Datakort
Kolonne ét viser Simplicates modulbetegnelser. Simplicate prissætter arbejde gennem services på hvert projekt, så ét Simplicate-projekt kan kræve flere Pike-faser eller Pike-projekter.
Pike: Kunder
Følger med: Navn, kundegruppe og brugerdefinerede felter.
Du sætter i Pike: Et kundenummer på hver organisation. Tjek, om din eksport indeholder momsnummer og valuta.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber, taxVatId, mainCurrency
Pike: Kundekontakter
Følger med: Navn og e-mail. Tjek, om din eksport indeholder den organisation, hver person arbejder for.
Du sætter i Pike: Kundenummeret på den organisation på hver række.
Skabelonkolonner: customerNumber, name, email, title, phone
Pike: Projekter
Følger med: Projektnavn, organisation, projektleder. Tjek, om din eksport indeholder projektnummeret.
Du sætter i Pike: Team, projektskabelon og et projektnummer, hvor eksporten ikke har noget.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, status, startDate, endDate, leadEmail
Pike: Faktureringstype, budget og faser
Følger med: Faktureringsmetode (Fixed price, Subscription eller tid og udlæg), pris og timetyper med et timebudget og en sats.
Du sætter i Pike: Én faktureringstype per Pike-projekt. Indlæs et projekt med flere services som én fase per service eller ét projekt per service.
Skabelonkolonner: projectNumber, phase, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate
Pike: Medlemmer
Følger med: Navn og e-mail.
Du sætter i Pike: Workspace-rolle, team og en kostprofil ud fra kostprisen per time i hver medarbejders skema.
Skabelonkolonner: email, displayName, team, position
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Dato, timer, medarbejder, relation, projekt, service og timetype samt om timerne er klar til fakturering.
Du sætter i Pike: Tjek, om din eksport indeholder et flag for faktureret, og udfyld `invoiced` fra din sidste faktureringskørsel, hvor den ikke gør.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus, approvalStatus, invoiced
Pike: Deals
Følger med: Hvert salg og dets organisation.
Du sætter i Pike: Tjek, om din eksport indeholder værdi, status og forventet lukkedato, og udfyld det, den ikke indeholder.
Skabelonkolonner: title, customerNumber, status, value, probability, closeDate
Pike: Fakturahistorik fra regnskabet
Følger med: Pike importerer fakturaer fra Exact Online eller din forbundne hovedbog.
Du sætter i Pike: Intet. CSV-ruten importerer ikke fakturaer.
Simplicate gemmer satser på timetyperne i hver service, med et timebudget og en sats per timetype. Sæt den sats, hvert projekt faktureres til, i `hourlyRate` og servicens budgetterede timer i `budgetHours`.
Map services med tid og udlæg til `timeAndMaterials` og Fixed price-services til `fixedFee` med prisen som `budgetAmount`. Opsæt Subscription-services som retainer-aftaler i Pike, med budgettet per cyklus som timekvote.
Kostprisen kommer fra kostprisen per time i hver medarbejders skema, og Simplicate prisfastsætter ikke timer, der er registreret før en skemaændring, igen. Sæt hver Pike-kostprofil med en startdato, der matcher skemaet.
Planen
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Excel-eksporterne er dine migrationsdata. Noter deres dato: du eksporterer timerne efter den igen ved overgangen.
Færdig, når: Alle Simplicate-eksporter i én mappe med dato og en overgangsfredag en måned før fornyelsen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i filerne i et regneark. Ingen redigerer i Simplicate efter eksportdagen.
Færdig, når: Hver projektrække har et nummer, et kundenummer, en faktureringstype og et budget.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Forbind hovedbogen først, så kundenumrene i dine Simplicate-filer matcher de kunder, Pike importerer.
Færdig, når: Økonomiteamet ser hovedbogens kunder og fakturaer i Pike. Alle fakturerbare personer har en kostprofil.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Kunder, kontakter, projekter, faser, medlemmer, derefter opgaver, tid og deals. Pike melder en række, der ikke kan matches, med linjenummer.
Færdig, når: Antal organisationer, projekter, medarbejdere og sidste måneds timer stemmer med Simplicate.
Uge 3 til 4
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 4 · Leveranceansvarlig, økonomi
CSV har ingen løbende synkronisering. Pilotteamet registrerer kun timer i Pike, og alle andre registrerer i Simplicate indtil overgangen.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Ingen timer fra pilotteamet i Simplicate efter pilotens startdato.
Uge 4 til 5
Migrationsansvarlig
Uge 4 til 5 · Migrationsansvarlig
Luk Simplicate fredag aften, og upload de timer, der er registreret siden din første eksport.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Simplicate viser ingen timer efter fredag.
Uge 5 til 8
Økonomi
Uge 5 til 8 · Økonomi
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Simplicate.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. De sidste Simplicate-eksporter gemt hos to ejere. Licensen opsagt.
Genopbyg
Spørgsmål
Hvert modul har sin egen rettighed Export to Excel i brugergruppens indstillinger. Slå den til for CRM, Projects, Sales og HRM for dem, der kører migrationen.
Tid og udlæg mapper til `timeAndMaterials`, Fixed price til `fixedFee` og Subscription til en retainer-aftale i Pike. Ét Simplicate-projekt kan kombinere alle tre, så del de projekter op i faser eller separate Pike-projekter.
Simplicate markerer timer som Ready for invoicing, når de har passeret det godkendelsestrin, der er valgt i Hours to invoice as. Map dem til `approved`, og afgør sammen med økonomiteamet, hvordan du indlæser timer, der stadig venter i Week review.
Ikke gennem CSV. Simplicate sender fakturaer til Exact Online, Twinfield eller Yuki. Pike importerer fakturahistorik fra Exact Online, og teams på Twinfield eller Yuki gemmer Simplicates fakturaeksport som deres arkiv.
Med én måneds varsel giver Simplicate 30 dage til at eksportere data, før miljøet spærres. En skrivebeskyttet licens til én bruger koster 70 euro per måned og gælder i ét år.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type IIBygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.
