Clients
Pike: Kunder
Følger med: Klientnavn, fra Workspace Breakdown.
Du sætter i Pike: Et kundenummer på hver klient, fra QuickBooks, hvor det er forbundet.
Skabelonkolonner: customerName, customerNumber
Migrationsguide
Flyt fra Timely til Pike
Eksportér en gemt Timely-rapport som regneark, upload tid, projekter og klienter til Pike-skabeloner, og forbind QuickBooks Online. Sæt fem til seks uger af.
Tilgængelig nu
Timely eksporterer fra en gemt rapport. Eksporten Spreadsheet indeholder enten Time Entries, en Workspace Breakdown af projekter, klienter, brugere, teams, tags og opgaver, eller begge dele som en XLS-fil med flere ark.
- Sæt projektfilteret til All på siden Reports, så arkiverede projekter er med, vælg datointervallet, og gem rapporten.
- Klik på Export øverst til højre, vælg Spreadsheet, og vælg Time Entries med Entry ID, Billable Rate, Cost Rate og Hour billed status afkrydset. Sæt tidsformatet til Decimal.
- Eksportér Workspace Breakdown som en anden fil med klienter, projekter, brugere og opgaver. Vælg én tabel per eksport for at få en CSV.
- Upload kunder, projekter, medlemmer, opgaver og derefter tidsregistreringer under Workspace-indstillinger → Integrationer → CSV med Timely-kolonnemapping (på engelsk).
Timely sender store eksporter på e-mail i stedet for som direkte download, og Export History gemmer kun dine seneste fem eksporter. Gem hver fil samme dag, som Timely sender den.
Tilgængelig nu
Timely sender fakturaer til QuickBooks Online som kladder og modtager betalingsstatus tilbage. Forbind QuickBooks til Pike, så importerer Pike kunder og fakturahistorik fra regnskabet.
- Gå i Pike til Workspace-indstillinger → Integrationer, tilføj QuickBooks, og kør Importér data, før du uploader Timely-klientfilen.
- Brug QuickBooks-kundenumrene som `customerNumber` i dine Timely-filer for klienter og projekter.
- Ved overgangen stopper du med at generere fakturaer i Timely, så kun Pike sender fakturaer til QuickBooks fra mandag.
Timely-konti med Jira-synkronisering viser kolonner med Linked Work Item i eksporter. Pike forbinder direkte til Jira. Forbind det i Pike, hvis dit team fortsat planlægger dér.
Datakort
Hvad hver Timely-post bliver til i Pike
Kolonne ét bruger betegnelserne fra Timely. Pike matcher personer på e-mail og kobler poster på projektnummer og kundenummer.
Projects
Pike: Projekter
Følger med: Navn, klient, timepris, budgettype (Time eller Money), reference til eksternt ID.
Du sætter i Pike: Et projektnummer. Brug referencen til eksternt ID, hvor dit team har sat en.
Skabelonkolonner: projectNumber, title, customerNumber, billingType, budgetAmount, budgetHours, hourlyRate
Tasks
Pike: Opgaver
Følger med: Opgavenavn og projekt, fra kolonnerne for Tasks.
Du sætter i Pike: Ansvarlige, status og datoer. Tjek, om din eksport indeholder dem.
Skabelonkolonner: title, projectNumber, assigneeEmail, status, dueDate
People
Pike: Medlemmer
Følger med: Navn, team, timepris, kostpris.
Du sætter i Pike: Tjek, om din eksport indeholder hver persons e-mail, og tilføj den, hvor den mangler.
Skabelonkolonner: email, displayName, team
Time Entries
Pike: Tidsregistreringer
Følger med: Entry ID, dato, varighed, person, projekt, opgave, tags, timepris, kostpris, Hour billed status (Yes eller No).
Du sætter i Pike: Tjek, om din eksport indeholder registreringens note og en godkendelsesstatus.
Skabelonkolonner: date, hours, email, projectNumber, taskTitle, note, billableStatus, invoiced
Tags
Pike: Labels
Følger med: Taglister og tags per registrering.
Du sætter i Pike: Labels i Pike. Skabelonen for tidsregistreringer har ingen tagkolonne, så skriv et tag i `note`, hvis økonomiteamet har brug for det.
Invoices
Pike: Fakturahistorik fra regnskabet
Følger med: Timely-fakturaer, sendt til QuickBooks Online som kladder. Pike importerer dem fra QuickBooks.
Du sætter i Pike: Intet. CSV-ruten importerer ikke fakturaer.
Timely bruger hver persons standardtimepris, eller én timepris for projektet, når Same Rate for Everyone er slået til. Et projekt uden Add Hourly rate er ikke-fakturerbart. Angiv projektets timepris som `hourlyRate`, sæt projekter med timepris til `timeAndMaterials` og projekter uden til `nonBillable`.
Timely-budgetter er Time eller Money. Sæt Time-budgetter til `budgetHours` og Money-budgetter til `budgetAmount`, og brug `fixedFee`, hvor et Money-budget er et fast projekthonorar. Tilbagevendende månedlige eller ugentlige budgetter oprettes som retainer-aftaler i Pike.
Timely gemmer en kostpris per person, gældende fra en valgt dato, på planerne Premium og Unlimited. Sæt hvert medlems kostprofil i Pike ud fra den aktuelle kostpris.
Planen
Syv trin ud af Timely
De samme trin som i den samlede migrationsguide, med dette værktøjs skærme og indstillinger.
Uge 1
Migrationsansvarlig, økonomi
Uge 1 · Migrationsansvarlig, økonomi
Frys omfanget og eksportér
Den første eksport er dine migrationsdata. Skriv datoen ned, for du eksporterer tiden efter den igen ved overgangen.
- Vælg en overgangsfredag, efter månedens Timely-fakturaer er sendt til QuickBooks Online.
- Gem en rapport med projektfilteret på All, og eksportér Time Entries og Workspace Breakdown som separate CSV-filer for hvert år, du beholder.
- Download hver fil fra e-mailen eller Export History samme dag, og gem hver rå fil urørt i én mappe.
Færdig, når: Rå Timely-eksporter i én mappe med dato og en overgangsfredag i kalenderen.
Uge 1 til 2
Driftsansvarlig
Uge 1 til 2 · Driftsansvarlig
Ryd op i de eksporterede filer
Ryd op i CSV-filerne. Ingen redigerer Timely-satser eller -budgetter efter eksportdagen.
- Giv hver klient et kundenummer og hvert projekt et projektnummer, og brug referencen til eksternt ID, hvor den findes.
- Fjern omslaget `="..."`, som Timely sætter om lange numeriske ID’er, og tjek, at hver varighed er i decimaltimer.
- Sæt Hour billed status Yes til `invoiced` = `yes`, og sæt `billableStatus` ud fra, om projektet har en timepris.
Færdig, når: Hver projektrække har et projektnummer, kundenummer, faktureringstype og budget. Hver person har den e-mail, vedkommende logger ind med.
Uge 2
Workspace-administrator
Uge 2 · Workspace-administrator
Byg grundopsætningen af workspacet
Forbind først QuickBooks, så kundenumrene i dine Timely-filer matcher de kunder, Pike importerer fra regnskabet.
- Opret teams, der svarer til dine Timely-teams, og workspace-roller. Inviter kun administratorer og projektledere.
- Forbind QuickBooks, og kør Importér data.
- Sæt en kostprofil for hvert medlem ud fra personens Timely-kostpris.
Færdig, når: Økonomiteamet ser QuickBooks-fakturaerne i Pike. Alle fakturerbare personer har en kostprofil.
Uge 2 til 3
Workspace-administrator
Uge 2 til 3 · Workspace-administrator
Upload i afhængighedsrækkefølge
Kunder, derefter projekter, derefter medlemmer, derefter opgaver og tidsregistreringer. Pike melder en række, der ikke kan matches, med linjenummer.
- Upload hver fil med Timely-kolonnemapping (på engelsk), og ret afviste rækker efter linjenummer.
- Tjek, at timer per projekt stemmer med totalerne i Workspace Breakdown for de samme datoer.
- Åbn ét projekt med Money-budget og ét med Time-budget, og sammenlign timepris, budget og sidste måneds timer med Timely.
Færdig, når: Antal klienter, projekter, personer og sidste måneds timer stemmer med Timely.
Uge 3 til 5
Leveranceansvarlig, økonomi
Uge 3 til 5 · Leveranceansvarlig, økonomi
Ét team i Pike, resten i Timely
På CSV findes der ingen løbende synkronisering. Pilotteamet registrerer kun tid i Pike, og alle andre registrerer i Timely indtil overgangen.
- Vælg et team med et aktivt kundeprojekt og en faktura, der skal sendes. Teamet stopper med at registrere timer i Timely fra mandag.
- Økonomiteamet godkender pilotens tid i Tidsadministration og sender én faktura fra Pike til QuickBooks i stedet for fra Timely.
- Sammenlign pilotprojektets registrerede kostpris og fakturerbare beløb med Timely for de samme uger. Et gap betyder, at en timepris eller kostprofil skal rettes i Pike.
Færdig, når: Én faktura sendt fra Pike. Ingen timer fra pilotteamet i Timely efter pilotens startdato.
Uge 5 til 6
Migrationsansvarlig
Uge 5 til 6 · Migrationsansvarlig
Overgangsweekend
Luk Timely fredag aften, og upload de timer, der er registreret siden din første eksport.
- Fredag: alle bekræfter deres sidste Timely-timer, og økonomiteamet genererer de sidste Timely-fakturaer.
- Eksportér Time Entries fra dagen efter din første eksport til fredag, og upload de rækker til Pike.
- Mandag: alle registrerer tid i Pike. Timely gør registreringer på en genereret faktura skrivebeskyttede, så ingen kan redigere fakturerede timer efter overgangen.
Færdig, når: Tidsadministration viser alle aktive medlemmer mandag eftermiddag. Timely viser ingen timer efter fredag.
Uge 6 til 9
Økonomi
Uge 6 til 9 · Økonomi
Første måneds afslutning i Pike
Færdig, når økonomiteamet lukker en måned uden at åbne Timely.
- Godkend al tid, fakturér hvert fakturerbart projekt fra Pike, og tjek, at hver faktura vises i QuickBooks.
- En administrator opsiger under Settings → Subscriptions. Timely oplyser, at dine data bevares efter opsigelsen, og at kontoen deaktiveres ved udgangen af den betalte periode.
- Kør alle eksporter igen til arkivet, før nogen sletter workspacet. Sletning er et separat trin i Timely og fjerner data.
Færdig, når: Måneden lukket i Pike. De sidste Timely-eksporter gemt hos to ejere. Timely-abonnementet opsagt.
Genopbyg
Sæt disse op i Pike i hånden
- Tilbagevendende budgetterOpsæt retainerprojekter med den periode og timekvote, dit tilbagevendende Timely-budget brugte.Pike-dokumentation (på engelsk)
- Individuelle timepriserSæt timepriser på projekter og opgaver, hvor Timely brugte hver persons standardtimepris.Pike-dokumentation (på engelsk)
- KostpriserIndtast hvert medlems Timely-kostpris i medlemmets kostprofil.Pike-dokumentation (på engelsk)
- TaglisterGenskab Timely-taglister som opgaveegenskaber og labels.Pike-dokumentation (på engelsk)
- FakturalayoutAngiv nummerering, betingelser og layout i fakturaindstillingerne.Pike-dokumentation (på engelsk)
Spørgsmål
Fra Timely til Pike: ofte stillede spørgsmål
Hvorfor stemmer vores timer ikke i Excel?
Timely eksporterer Digital time-værdier til Excel som tekst, så `=SUM()` ikke summerer dem. Eksportér igen med tidsformatet sat til Decimal, som Pike-kolonnen `hours` kræver.
Hvorfor mangler arkiverede projekter i vores eksport?
Eksporten følger rapportens projektfilter. Sæt det til All, og lad alle projekter være afkrydset, ellers viser filteret "X of Y projects", og eksporten udelader resten.
Hvordan markerer vi timer, der allerede er faktureret i Timely?
Afkryds Hour billed status i eksporten af Time Entries. Den viser Yes eller No og virker kun med funktionen marked as billed i Timely. Sæt Yes til `invoiced` = `yes`.
Kan Pike importere vores Timely-fakturaer?
Ikke gennem CSV. Timely sender fakturaer til QuickBooks Online, så forbind QuickBooks til Pike, og Pike importerer fakturahistorikken fra regnskabet.
Hvad sker der med vores data, når vi opsiger Timely?
Timely oplyser, at dine data bevares, så du kan vende tilbage senere, og at kontoen deaktiveres, når den betalte periode udløber. Sletning af workspacet er et separat trin og fjerner data permanent.
Dit firma kører bedre med Pike.
ISO 27001
GDPR
SOC 2 Type II
Bygget til at holde følsomme klientdata sikre og private.